Benjamin, 34 ans, est un adepte de la montagne depuis tout petit. Il est poussé par sa passion d’aventure depuis qu’il a découvert des sommets avec son père : dans les Alpes avec le Mont-Blanc en particulier, ou bien plus loin dans les Andes. C’est pour cela qu’à l’âge de 20 ans, il a décidé de se rendre à Chamonix pour suivre la formation des guides de haute montagne afin d’en faire son métier.
« Les montagnes m’ont totalement captivées. Je considère que sortir pour rider et découvrir de nouveaux parcours est une véritable chance. J’apprécie au maximum chaque jour passé dans la montagne » nous raconte Benjamin.
Après un examen d’entrée très difficile, Benjamin a suivi une formation assez rigoureuse durant 4 ans. Sa motivation était plus forte que tout. Et s’il croyait connaître tous les secrets transmis par son père, il s’est vite rendu compte que cette profession était en réalité exigeante. Très exigeante.
Une fois son diplôme en poche, Benjamin avait pour rêve de passer toutes les saisons en montagne pour faire de l’escalade, du canyoning, et profiter des hivers sur les pistes ou les pentes plus sauvages et poudreuses. Il a alors décidé de travailler pour différents bureaux de guides, et de se rendre disponible pendant la saison pour des cours ou des séjours, tout en gardant son indépendance.
Quelques années d’expérience plus tard, avec en poche un bon réseau de contacts, et une meilleure connaissance du métier et des besoins des clients, Benjamin décide de se lancer en solo et démarre alors sa propre activité.
Mais les premiers mois s’avèrent compliqués. La liste des difficultés est longue : créer une offre, trouver des clients, réaliser son site internet, se rendre visible, gérer les contraintes administratives, créer un réseau de partenaires… Difficile pour Benjamin de s’y retrouver dans toutes ces tâches, à mille lieues des sommets qu’il connaît tant !
Finalement, après une année d’activité, l’affaire finit par fonctionner correctement. Benjamin a créé son offre d’activités, lancé son site internet et trouvé quelques revendeurs qui l’aident à promouvoir ses activités. Le carnet de réservations n’est pas encore rempli mais l’activité commence à démarrer.
En revanche, les tâches administratives lui posent toujours problème : facturation, déclarations, gestion de fichier clients, gestion des réservations et des annulations… Autant d’aspects qu’il a du mal à maîtriser.
Pour la gestion de planning, il utilise un calendrier électronique très réputé mais cela ne suffit pas. L’outil n’est pas adapté aux spécificités de son métier. Il lui faut encore gérer toutes les tâches liées aux réservations, aux envois de ticket, aux confirmations ou annulations, aux changements, à la gestion des paiements, à envoi de facture, aux rappels automatiques, etc.
Après 2 ans d’activité et plusieurs épreuves, il a trouvé les conseils nécessaires et a décidé de s’équiper d’un outil adapté à son métier.
« J’ai rencontré plein de difficultés au démarrage de mon activité. J’ai dû apprendre de mes erreurs. J’ai eu la chance de rencontrer d’autres professionnels qui m’ont aidé, des personnes qui ont fait le même parcours. Grâce à leurs conseils, j’ai réussi à m’en sortir dans les situations difficiles. Aujourd’hui, mon entreprise se porte bien, mais avec de plus en plus de clients, il a fallu que je m’équipe pour m’aider à devenir plus efficace et réduire le temps passé dans les tâches répétitives »
Benjamin connaît bien ses priorités :
- Un outil qui lui permet de gérer un catalogue en ligne et un planning interactif pour améliorer l’expérience client et la gestion de son calendrier, surtout quand il est en montagne avec ses clients.
- Un calendrier et ses disponibilités en temps réel pour ses partenaires, afin de les aider à optimiser les réservations et à rassurer les clients.
- La gestion des tâches administratives : « je n’en peux plus et je ne peux pas me payer un assistant ». Il faut toutefois envoyer les emails de confirmation, de suivi des clients, les factures …
Cela fait beaucoup de choses. Il ne peut pas se permettre de payer plusieurs outils : un outil de facturation, un outil de planning, un outil de gestion des réservations… De plus, il n’a pas le temps de s’en occuper, car la plus grande partie de son temps consiste à gérer son site internet et sa page Facebook. Il lui faut donc un outil simple, intuitif et qui intègre la plupart de ses besoins. « Mais ça n’existe pas ».
Après avoir testé plusieurs outils sans succès et reçu de nombreuses propositions de centrales de réservation, il a entendu parler d’Activiteez. Un outil gratuit, et adapté aux métiers du sport. Benjamin a donc créé un compte en ligne, pour voir à quoi cela ressemblait. Avec l’offre gratuite, il a pu tester toutes les fonctionnalités pendant 30 jours, et ensuite conserver la gestion de planning interactif, un catalogue en ligne en temps réel, la gestion de réservations et la facturation.
Après quelques mois d’utilisation avec l’offre gratuite ; il a décidé de passer à la vitesse supérieure et de s’inscrire à un service PRO. En plus de la gestion et de la logistique des réservations, il a pu donner un accès illimité à ses partenaires pour leur déléguer la réservation pour seulement 19€ par mois.
« Démarrer mon activité a été passionnant, mais aussi difficile. Cela fait maintenant un an que j’utilise Activiteez et toutes les tâches administratives sont gérées par le logiciel : facturation, gestion de fichier clients, confirmations… Activiteez m’a également permis d’améliorer la gestion du planning et d’accepter des réservations 24h/24. Avec la réservation et le paiement d’acompte en ligne, je réduis d’au moins 30 % les annulations de dernière minute. Quant à moi, j’ai plus de temps pour mes clients, pour aller sur le terrain et trouver de nouveaux partenaires ! »
Aujourd’hui, Benjamin travaille avec Jérôme dans un projet de bureau de guides. Ensemble, ils partagent la passion de la montagne et l’amour de la nature. Ils espèrent mener ce projet à terme l’année prochaine.
« Avec Jérôme, on se connaît depuis 12 ans ! Mais pas sûr que notre amitié aurait résisté aux aléas d’une association professionnelle, si la passion et l’amour commun de la montagne ne nous avait pas laissé de souvenirs forts. Aujourd’hui, nous voulons créer un bureau de guides pour aider d’autres guides dans leur parcours, qui serait fondé sur un travail d’équipe avec à la clé la découverte de nouvelles possibilités ».
Si comme Benjamin, vous éprouvez des difficultés dans la gestion de votre activité, n’oubliez pas de vous entourer de personnes qui connaissent votre métier, plus à même de comprendre vos besoins et vos problèmes, parler votre langage et vous donner des conseils qui seront adaptés à votre projet.
Ayez le réflexe d’adopter de bons outils pour les tâches répétitives, ce qui vous permettra de vous consacrer aux tâches les plus rentables. Ne tombez pas dans le piège de vouloir tout faire, au risque d’être totalement débordé !
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