Activer la conformité NF525
Activez NF525 depuis les préférences : module caisse, profil TVA, données d’identification complètes, puis confirmation dans le bloc Module de caisse.
Débutant 15 min
Caisse
Encaissez sur place, personnalisez le module de caisse et gérez les abonnements membres depuis le point de vente.
La caisse Activiteez est un logiciel de caisse intégré à l’application : elle sert à saisir des encaissements, enregistrer des ventes sur place et piloter votre point de vente au quotidien — au même titre qu’une caisse physique ou qu’un logiciel d’encaissement dédié (SumUp, etc.), depuis votre navigateur ou votre poste d’accueil. Le module de caisse certifié NF525 (certification AFNOR, organisme certificateur Infocert) répond aux obligations légales d’enregistrement des encaissements en France ; il est disponible selon votre offre ou en option.
Concepts clés
- Encaissements et ventes : enregistrement rapide des paiements, ventes immédiates au catalogue, encaissement d’un ticket de réservation déjà constitué
- Passages, abonnements et comptes clients : enregistrer des passages, vendre ou débiter des abonnements, créer des comptes clients et les créditer ou débiter depuis la caisse
- Parcours de caisse : ouverture, journal du jour, modes de paiement, dépôt au coffre et fermeture — le même rituel qu’une caisse traditionnelle
- Lien avec les réservations : ne pas confondre le ticket de réservation (inscriptions sur le planning) et le ticket de caisse (reçu fiscal) ; le premier se constitue dans la rubrique Réservations, le second à l’encaissement
Ce que vous trouverez dans cette rubrique
Les guides et FAQ de cette section détaillent l’utilisation du module de caisse : prise en main, personnalisation des écrans, ventes et encaissements, abonnements et comptes clients, ouverture et fermeture de caisse, conformité NF525. Pour le parcours amont (inscription, ticket de réservation), reportez-vous à la rubrique Réservations.
Par où commencer
Habilitations et droits sur la caisse
Pour utiliser la caisse au quotidien, un login secondaire doit avoir Finances en Lire et Écrire. L’activation NF525 et les archives exigent Préférences Administration.
Débutant 5 min
Ouvrir la caisse
Première opération de la journée : compter le fond de caisse, saisir les montants en espèces et chèques (et ANCV si besoin), puis valider dans Caisse → Ouverture Caisse.
Débutant 5 min
Vendre un article à la caisse
Avec la caisse ouverte, sélectionnez éventuellement un client, ajoutez des articles au ticket, contrôlez les totaux, puis validez avec le mode d’encaissement souhaité.
Débutant 5 min
Tous les guides
- Activer la conformité NF525 Débutant 15 min
- Habilitations et droits sur la caisse Débutant 5 min
- Ouvrir la caisse Débutant 5 min
- Vendre un article à la caisse Débutant 5 min
- Mettre un ticket en attente Débutant 5 min
- Encaisser avec plusieurs moyens de paiement Débutant 5 min
- Créditer un client à la caisse Débutant 5 min
- Déposer au coffre Débutant 10 min
- Fermer la caisse Débutant 5 min
- Contrôler les positions de caisse Débutant 10 min
- Faire un inventaire de caisse Débutant 10 min
- Approvisionner le stock Débutant 10 min
- Consulter et récupérer les archives fiscales Débutant 10 min
- Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse Intermédiaire 15 min
- Mettre en place le paiement récurrent d'un abonnement en caisse Intermédiaire 15 min
- Paramétrer les articles de caisse Intermédiaire 15 min
- Consulter les positions de stock Intermédiaire 15 min
- Corriger un écart de relevé Intermédiaire 10 min
Questions fréquentes
Dans Caisse → Positions de caisse, le logiciel rapproche le relevé (ouverture ou fermeture) et la position calculée à partir des encaissements. Un écart non nul signale une incohérence à investiguer avant de corriger.
Vérifier l’écart
- Ouvrez Caisse → Positions de caisse et choisissez la période.
- Parcourez le tableau par moyen de paiement : repérez les lignes d’ouverture ou de fermeture avec un écart (avertissement ou danger).
- Survolez l’écart pour lire l’explication (trop ou pas assez par rapport au calcul).
- Cliquez sur le bouton crayon (droit Écriture requis) : Activiteez propose les cas adaptés ; choisissez la cause la plus probable.
Une caisse ouverte doit être disponible pour passer une écriture de correction.
Cas possibles et correction
1. Fermeture — relevé juste, position calculée incorrecte
Le comptage de fermeture est bon, mais le cumul des écritures ne tombe pas.
→ Passer une écriture de correction (reprise de CA) (comptes 658 / 758).
2. Fermeture — montant du relevé incorrect
Erreur de comptage ou de saisie à la fermeture.
→ Corriger le montant du relevé (édition de l’écriture de fermeture), plutôt qu’une écriture de masquage.
3. Ouverture — écritures depuis la dernière fermeture
Des ventes ou mouvements existent entre la dernière fermeture et l’ouverture.
→ Corriger la position d’ouverture, ou Passer une écriture de correction avant l’ouverture (conserver le relevé et enregistrer une transaction juste avant).
4. Ouverture ≠ dernière fermeture, sans écriture entre les deux
Écart « sec » entre fermeture et réouverture : une vente, transaction ou réservation a peut‑être été oubliée.
→ Passer une écriture de correction (reprise de CA) ; sinon Corriger le montant du relevé d’ouverture.
5. Écart ≥ 50 € (ouverture ou fermeture)
Vérifiez d’abord un dépôt au coffre ou un retrait du coffre non enregistré.
→ Si oui : enregistrez le mouvement de coffre ; sinon poursuivez avec les cas 1 à 4.
Après correction
- Vérifiez et enregistrez dans l’éditeur d’écriture.
- Pour la liste des corrections déjà passées : bouton Corrections sur la période.
- Actualisez le rapport : seuls les relevés postérieurs au point corrigé reflètent la correction.
Arbre de décision détaillé : Quels sont les cas les plus courants d’erreur de position de caisse ?. Procédure technique : Corriger un écart de relevé. Lecture du rapport : Contrôler les positions de caisse.
Dans Caisse → Positions de caisse, un écart non nul sur une ouverture ou une fermeture signifie que le montant compté ne correspond pas à la position calculée. Au clic sur le bouton crayon, Activiteez propose les options adaptées ; choisissez la cause la plus probable puis confirmez.
Arbre de décision
- L’écart porte-t-il sur une fermeture ou une ouverture ?
- L’écart est-il ≥ 50 € ?
- Oui → un dépôt au coffre ou un retrait du coffre a-t-il été fait sans être enregistré ?
- Oui → enregistrez le mouvement de coffre (cas 5).
- Non → poursuivez selon ouverture / fermeture.
- Oui → un dépôt au coffre ou un retrait du coffre a-t-il été fait sans être enregistré ?
- Fermeture
- Le montant du relevé est-il faux (comptage / saisie) ? → corrigez le relevé (cas 2).
- Sinon → écriture de correction (reprise de CA) (cas 1).
- Ouverture
- Existe-t-il des écritures depuis la dernière fermeture ?
- Oui → corrigez la position d’ouverture, ou passez une écriture de correction avant l’ouverture (cas 3).
- Non → l’ouverture diffère de la dernière fermeture : une vente, transaction ou réservation a-t-elle été oubliée entre les deux ? → écriture de correction (reprise de CA) (cas 4), sinon corrigez le montant du relevé d’ouverture.
- Existe-t-il des écritures depuis la dernière fermeture ?
Cas courants
- Fermeture, relevé juste — la position calculée ne tombe pas : Passer une écriture de correction (reprise de CA) (comptes 658 / 758).
- Fermeture, relevé incorrect — erreur de comptage ou de saisie : Corriger le montant du relevé.
- Ouverture avec écritures depuis la dernière fermeture — Corriger la position d’ouverture, ou Passer une écriture de correction avant l’ouverture (conserver le relevé et enregistrer une transaction juste avant).
- Ouverture ≠ dernière fermeture, sans écriture entre les deux — suspecter une opération non enregistrée entre fermeture et ouverture : écriture de correction (reprise de CA) ; sinon corriger le montant d’ouverture.
- Écart ≥ 50 € — d’abord : Un dépôt au coffre ou un retrait du coffre a-t-il été fait sans être enregistré ? ; sinon cas 1 à 4.
Pour analyser les lignes du rapport : Contrôler les positions de caisse. Pour vérifier et corriger : Comment vérifier et corriger les écarts sur les positions de caisse ? et Corriger un écart de relevé.
- Ouvrez Caisse → Les stocks et localisez la ligne d’inventaire avec un écart non nul (icône orange ou rouge).
- Cliquez sur le bouton crayon à droite de l’écart — visible si vous avez le droit Écriture.
- Si l’écart dépasse 5 unités, confirmez dans la fenêtre d’avertissement.
- L’éditeur d’écriture s’ouvre avec une variation de stock préremplie (compte 603) : vérifiez quantité, montant et date, puis enregistrez.
Pour revoir toutes les corrections de la période : bouton corrections sur la période dans le même écran.
Procédure complète et cas limites : Corriger un écart de relevé. Pour comprendre l’origine de l’écart : Pourquoi un écart apparaît sur un inventaire ou une position de stock ?.
Les déclencheurs permettent d’automatiser une action dès qu’un article est validé en caisse, sans saisie manuelle supplémentaire.
Dans Caisse → Gérer, dépliez l’article (chevron) → bloc Déclencheurs :
- Action associée : première action (ex. Ajouter un abonnement, Débiter un abonnement, Réserver/Inscrire, L’ajout d’un badge client, Rattacher à un client). Les champs Option dépendent de l’action choisie.
- … puis : seconde action, par exemple Mettre en place un paiement — la fenêtre de paiement s’ouvre automatiquement après validation du ticket (sans passer par Multi… pour un abonnement récurrent ; voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse).
Un compte client doit être sélectionné en caisse avant la vente lorsque l’action concerne un abonnement, un badge ou un paiement récurrent. Pour le prélèvement SEPA lié à un abonnement : Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide complet : Paramétrer les articles de caisse. Abonnements membres : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse.
Un abonnement membre (formule, carte de séances, accès…) se configure dans la liste des éléments de caisse, puis se vend ou se débite depuis la caisse ou la fiche client. Il ne s’agit pas de l’abonnement Activiteez (formule GO, PRO, etc.) : voir S’abonner, suspendre et réactiver son compte.
- Ouvrez Préférences → Catégories, Réservations, Notifications (ou Caisse → Gérer) → Liste des éléments de caisse → liste….
- Ajoutez une ligne : intitulé, prix, cochez Actif pour l’afficher en caisse.
- Dépliez le chevron → bloc Déclencheurs → Action associée : Ajouter un abonnement. Renseignez le nom de la formule, le crédit initial (vide = illimité), la validité en jours ou une date, et éventuellement une contrainte.
- Enregistrez la liste.
Pour attribuer l’abonnement : vendez l’article en Caisse (client sélectionné à gauche) ou cliquez + Abo depuis Clients et tiers → Liste des comptes. Pour consommer un crédit : bouton Debit Abo en caisse, ou article avec Débiter un abonnement de…. Pour un prélèvement SEPA récurrent : configurez la récurrence et le déclencheur … puis → Mettre en place un paiement sur l’article — voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide pas à pas : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse. Détail des déclencheurs : À quoi servent les déclencheurs sur un article de caisse ?.
