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Premiers réglages, choix de profil et paramétrage essentiel pour prendre Activiteez en main rapidement.
1 guide · 1 FAQ
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Guides pas à pas et réponses aux questions fréquentes sur Activiteez, par thème : trouvez ce dont vous avez besoin pour vous aider à tirer partie des fonctionnalités dʼActiviteez.
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Compte & utilisateurs
Compte utilisateur (connexion personnelle) et compte Activiteez (espace professionnel) : comprendre la différence, les accès multiples et les rôles.
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Créez vos activités, organisez le planning, affectez guides et ressources, et pilotez la disponibilité.
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Modes de réservation, réservation en ligne, comptoir, agents et bons cadeaux — tout le parcours client avant l’encaissement.
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Encaissez sur place, personnalisez le module de caisse et gérez les abonnements membres depuis le point de vente.
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Paiement en ligne, devis, factures et relances — le cycle financier côté client.
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Procédures détaillées pour utiliser Activiteez
Caisse
Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse
Définissez vos formules d'abonnement dans la liste des éléments de caisse (déclencheur Ajouter un abonnement), vendez-les au comptoir ou via + Abo, puis débitez les crédits depuis la caisse ou un article dédié.
Intermédiaire 15 min
Caisse
Mettre en place le paiement récurrent d'un abonnement en caisse
Associez récurrence et déclencheur Mettre en place un paiement sur l'article d'abonnement, activez le SEPA sur Stripe, puis validez la vente en caisse : la fenêtre de prélèvement s'ouvre avec les paramètres préremplis.
Intermédiaire 15 min
Compte & utilisateurs
Configurer Brevo ou Mailjet et synchroniser les contacts
Connectez Brevo ou Mailjet via les préférences CRM : clé API, listes à l'inscription (déclencheurs d'activité) ou export depuis un rapport clients. Ce guide détaille Brevo ; Mailjet suit le même principe avec clé publique et secret.
Intermédiaire 15 min
Compte & utilisateurs
Gérer la langue de communication avec les clients
Définissez la langue des e-mails et des tickets pour chaque client depuis sa fiche ou lors d'une réservation : le champ Langue est réutilisé pour les prochains envois automatiques, parmi les langues disponibles.
Débutant 10 min
Activités & planning
Traduire activités et contenus du compte
Saisissez une version par langue pour chaque activité via le sélecteur à l'édition, puis traduisez description, site web et CGV dans Préférences → Générales pour les mini-sites et widgets intégrés.
Intermédiaire 15 min
Caisse
Approvisionner le stock
Enregistrez des entrées de stock depuis le menu Caisse → Approvisionnement, avec les mêmes règles de saisie que l’inventaire (lignes vides ignorées, 0 explicite pour quantité nulle).
Débutant 10 min
Questions fréquentes
Réponses rapides aux questions les plus courantes
Les déclencheurs permettent d’automatiser une action dès qu’un article est validé en caisse, sans saisie manuelle supplémentaire.
Dans Caisse → Gérer, dépliez l’article (chevron) → bloc Déclencheurs :
- Action associée : première action (ex. Ajouter un abonnement, Débiter un abonnement, Réserver/Inscrire, L’ajout d’un badge client, Rattacher à un client). Les champs Option dépendent de l’action choisie.
- … puis : seconde action, par exemple Mettre en place un paiement — la fenêtre de paiement s’ouvre automatiquement après validation du ticket (sans passer par Multi… pour un abonnement récurrent ; voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse).
Un compte client doit être sélectionné en caisse avant la vente lorsque l’action concerne un abonnement, un badge ou un paiement récurrent. Pour le prélèvement SEPA lié à un abonnement : Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide complet : Paramétrer les articles de caisse. Abonnements membres : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse.
Un abonnement membre (formule, carte de séances, accès…) se configure dans la liste des éléments de caisse, puis se vend ou se débite depuis la caisse ou la fiche client. Il ne s’agit pas de l’abonnement Activiteez (formule GO, PRO, etc.) : voir S’abonner, suspendre et réactiver son compte.
- Ouvrez Préférences → Catégories, Réservations, Notifications (ou Caisse → Gérer) → Liste des éléments de caisse → liste….
- Ajoutez une ligne : intitulé, prix, cochez Actif pour l’afficher en caisse.
- Dépliez le chevron → bloc Déclencheurs → Action associée : Ajouter un abonnement. Renseignez le nom de la formule, le crédit initial (vide = illimité), la validité en jours ou une date, et éventuellement une contrainte.
- Enregistrez la liste.
Pour attribuer l’abonnement : vendez l’article en Caisse (client sélectionné à gauche) ou cliquez + Abo depuis Clients et tiers → Liste des comptes. Pour consommer un crédit : bouton Debit Abo en caisse, ou article avec Débiter un abonnement de…. Pour un prélèvement SEPA récurrent : configurez la récurrence et le déclencheur … puis → Mettre en place un paiement sur l’article — voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide pas à pas : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse. Détail des déclencheurs : À quoi servent les déclencheurs sur un article de caisse ?.
Commencez par vérifier que vous traitez la bonne fiche client (nom, prénom, e-mail) et demandez une preuve de paiement : il s’agit bien d’une confirmation de paiement (reçu, e-mail de confirmation Stripe, relevé bancaire avec débit effectif) ou seulement d’une copie d’une tentative (page intermédiaire, autorisation non finalisée) ?
1. Y a-t-il un paiement sur le compte du client ?
Ouvrez Finances → Écritures du client…, saisissez le nom du client, puis Analyser.
- Consultez le solde du compte : est-il à zéro ou positif (crédit client) ?
- Repérez une ligne de paiement correspondant au montant et à la date annoncés par le client.
Le paiement est enregistré dans Activiteez, mais pas rattaché au ticket
Cela arrive si le paiement est arrivé après l’expiration de l’option, si l’activité a été modifiée ou annulée entre le début de la réservation et la finalisation du paiement, ou si le ticket est resté en attente de paiement.
Si la réservation est encore visible (statut « à confirmer » ou « en attente de paiement ») :
- Ouvrez le ticket depuis la liste des participants de l’activité.
- Menu du ticket → Confirmer le ticket.
- Puis Payer le ticket … par débit du compte pour rattacher au ticket le paiement déjà enregistré sur le compte client.
Si la réservation n’apparaît plus sur l’activité :
- Dans la liste des participants, cochez Effacés (case à côté de la recherche par nom) pour afficher les réservations effacées.
- Sinon, retrouvez la ligne dans Finances → Écritures du client… → Analyser, filtre La Corbeille si besoin.
- Menu de la ligne → Rétablir ou Rétablir sur l’activité.
- Confirmez le ticket (Confirmer le ticket), puis Payer le ticket … par débit du compte si le solde client le permet.
Pour le détail du parcours Finances : Facturer les écritures d’un client.
2. Aucune écriture de paiement dans Activiteez
Contrôlez directement sur dashboard.stripe.com (compte Stripe connecté à Activiteez) si le paiement est bien réussi (succeeded).
- Paiement Stripe OK, aucune écriture Activiteez : le paiement n’a pas été enregistré côté Activiteez — contactez le support en joignant l’identifiant de paiement Stripe (Payment intent ou Charge).
- Paiement absent ou en échec sur Stripe : le client n’a pas été débité ; la « confirmation » qu’il vous montre peut être une simple tentative. Invitez-le à reprendre le parcours de réservation ou réglez manuellement selon votre organisation.
Pour les prélèvements SEPA (débit visible chez le client avant confirmation définitive), voir aussi Comment savoir si mon client a été prélevé via SEPA Stripe ?.
Utilisez le champ Langue (langue des e-mails avec le client) :
- Sur la fiche client — menu Clients, ouvrez le contact, choisissez la langue de communication dans la liste proposée, puis enregistrez.
- Lors d’une réservation — depuis Planifier, en haut du formulaire de réservation, sélectionnez la même Langue avant de valider.
La valeur est mémorisée sur le client et sur la réservation. Les e-mails (confirmation, annulation, paiement…) et les liens de tickets envoyés à ce contact s’appuient sur cette préférence. Sans langue renseignée, la langue par défaut du compte est utilisée.
L’interface du mini-site et des widgets (boutons, menus) suit en parallèle la langue de visite (paramètre lang dans l’URL ou navigateur).
Guide détaillé : Gérer la langue de communication avec les clients.
Pour traduire titres et descriptions d’activités : Traduire activités et contenus du compte.
Deux zones à traduire :
Activités — éditez l’activité depuis Planifier, changez de langue via le sélecteur en haut à droite : titre, description, lieu, messages et libellés de réservation. Enregistrez l’activité.
Compte (mini-site / widget) — Préférences → onglet Générales, même sélecteur de langue : Description (établissement), Site Web et CGV (infos société). Enregistrez les préférences.
Le visiteur voit la version traduite si l’URL contient le paramètre lang adapté, si le sélecteur de langue du mini-site est positionné sur cette langue, ou si le navigateur est configuré en conséquence. Sinon, la langue par défaut du compte s’affiche ; les champs non traduits reprennent aussi cette langue.
Guides : Traduire activités et contenus du compte et Intégrer Activiteez sur son site web.
Langue des e-mails client : Comment gérer la langue de communication avec un client ?.
Oui. La langue s’applique à trois niveaux : communication avec le client, interface de visite, et contenus que vous publiez.
Langue de communication (e-mails et tickets)
Enregistrez une langue préférée sur la fiche client ou lors d’une réservation (champ Langue, parmi les langues proposées). Les e-mails et liens de tickets envoyés à ce contact utilisent cette langue. Sans choix explicite : langue par défaut du compte.
→ Comment gérer la langue de communication avec un client ? · Guide détaillé
Pages publiques et réservation
Sur le mini-site, un widget intégré ou un parcours de réservation, les libellés génériques de l’application dépendent :
- d’un paramètre de langue dans l’URL (code
lang, choix pouvant être mémorisé — par ex.?lang=en) ; - sinon du réglage du navigateur, avec la langue par défaut si aucune langue reconnue n’est proposée.
Contenus traduits (activités et compte)
- Activités : sélecteur de langue à l’édition d’activité (titre, description, lieu, messages, libellés, formulaires…).
- Compte : Préférences → Générales — description de l’établissement, site web et CGV pour le mini-site et les encarts sur votre site.
→ Comment traduire les activités et certaines préférences pour les widgets intégrés ? · Guide détaillé
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Fiche client / réservation — Langue | E-mails et tickets personnalisés |
| Visite (URL / navigateur) | Interface et libellés génériques multilingues |
| Activité — édition multilingue | Textes de l’offre réservable |
| Préférences — Générales | Description, site web, CGV du compte |
Si une traduction manque pour une langue donnée, le système s’appuie en général sur la langue par défaut.
Pour créer une activité : Créer sa première activité.
