Activer la conformité NF525
Activez NF525 depuis les préférences : module caisse, profil TVA, données d’identification complètes, puis confirmation dans le bloc Module de caisse.
Débutant 15 min
Caisse
Encaissez sur place, personnalisez le module de caisse et gérez les abonnements membres depuis le point de vente.
La caisse Activiteez est un logiciel de caisse intégré à l’application : elle sert à saisir des encaissements, enregistrer des ventes sur place et piloter votre point de vente au quotidien — au même titre qu’une caisse physique ou qu’un logiciel d’encaissement dédié (SumUp, etc.), depuis votre navigateur ou votre poste d’accueil. Le module de caisse certifié NF525 (certification AFNOR, organisme certificateur Infocert) répond aux obligations légales d’enregistrement des encaissements en France ; il est disponible selon votre offre ou en option.
Concepts clés
- Encaissements et ventes : enregistrement rapide des paiements, ventes immédiates au catalogue, encaissement d’un ticket de réservation déjà constitué
- Passages, abonnements et comptes clients : enregistrer des passages, vendre ou débiter des abonnements, créer des comptes clients et les créditer ou débiter depuis la caisse
- Parcours de caisse : ouverture, journal du jour, modes de paiement, dépôt au coffre et fermeture — le même rituel qu’une caisse traditionnelle
- Lien avec les réservations : ne pas confondre le ticket de réservation (inscriptions sur le planning) et le ticket de caisse (reçu fiscal) ; le premier se constitue dans la rubrique Réservations, le second à l’encaissement
Ce que vous trouverez dans cette rubrique
Les guides et FAQ de cette section détaillent l’utilisation du module de caisse : prise en main, personnalisation des écrans, ventes et encaissements, abonnements et comptes clients, ouverture et fermeture de caisse, conformité NF525. Pour le parcours amont (inscription, ticket de réservation), reportez-vous à la rubrique Réservations.
Par où commencer
Habilitations et droits sur la caisse
Pour utiliser la caisse au quotidien, un login secondaire doit avoir Finances en Lire et Écrire. L’activation NF525 et les archives exigent Préférences Administration.
Débutant 5 min
Ouvrir la caisse
Première opération de la journée : compter le fond de caisse, saisir les montants en espèces et chèques (et ANCV si besoin), puis valider dans Caisse → Ouverture Caisse.
Débutant 5 min
Vendre un article à la caisse
Avec la caisse ouverte, sélectionnez éventuellement un client, ajoutez des articles au ticket, contrôlez les totaux, puis validez avec le mode d’encaissement souhaité.
Débutant 5 min
Tous les guides
- Activer la conformité NF525 Débutant 15 min
- Habilitations et droits sur la caisse Débutant 5 min
- Ouvrir la caisse Débutant 5 min
- Vendre un article à la caisse Débutant 5 min
- Mettre un ticket en attente Débutant 5 min
- Encaisser avec plusieurs moyens de paiement Débutant 5 min
- Créditer un client à la caisse Débutant 5 min
- Déposer au coffre Débutant 10 min
- Fermer la caisse Débutant 5 min
- Contrôler les positions de caisse Débutant 10 min
- Faire un inventaire de caisse Débutant 10 min
- Approvisionner le stock Débutant 10 min
- Consulter et récupérer les archives fiscales Débutant 10 min
- Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse Intermédiaire 15 min
- Mettre en place le paiement récurrent d'un abonnement en caisse Intermédiaire 15 min
- Paramétrer les articles de caisse Intermédiaire 15 min
- Consulter les positions de stock Intermédiaire 15 min
- Corriger un écart de relevé Intermédiaire 10 min
Questions fréquentes
Les déclencheurs permettent d’automatiser une action dès qu’un article est validé en caisse, sans saisie manuelle supplémentaire.
Dans Caisse → Gérer, dépliez l’article (chevron) → bloc Déclencheurs :
- Action associée : première action (ex. Ajouter un abonnement, Débiter un abonnement, Réserver/Inscrire, L’ajout d’un badge client, Rattacher à un client). Les champs Option dépendent de l’action choisie.
- … puis : seconde action, par exemple Mettre en place un paiement — la fenêtre de paiement s’ouvre automatiquement après validation du ticket (sans passer par Multi… pour un abonnement récurrent ; voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse).
Un compte client doit être sélectionné en caisse avant la vente lorsque l’action concerne un abonnement, un badge ou un paiement récurrent. Pour le prélèvement SEPA lié à un abonnement : Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide complet : Paramétrer les articles de caisse. Abonnements membres : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse.
Un abonnement membre (formule, carte de séances, accès…) se configure dans la liste des éléments de caisse, puis se vend ou se débite depuis la caisse ou la fiche client. Il ne s’agit pas de l’abonnement Activiteez (formule GO, PRO, etc.) : voir S’abonner, suspendre et réactiver son compte.
- Ouvrez Préférences → Catégories, Réservations, Notifications (ou Caisse → Gérer) → Liste des éléments de caisse → liste….
- Ajoutez une ligne : intitulé, prix, cochez Actif pour l’afficher en caisse.
- Dépliez le chevron → bloc Déclencheurs → Action associée : Ajouter un abonnement. Renseignez le nom de la formule, le crédit initial (vide = illimité), la validité en jours ou une date, et éventuellement une contrainte.
- Enregistrez la liste.
Pour attribuer l’abonnement : vendez l’article en Caisse (client sélectionné à gauche) ou cliquez + Abo depuis Clients et tiers → Liste des comptes. Pour consommer un crédit : bouton Debit Abo en caisse, ou article avec Débiter un abonnement de…. Pour un prélèvement SEPA récurrent : configurez la récurrence et le déclencheur … puis → Mettre en place un paiement sur l’article — voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide pas à pas : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse. Détail des déclencheurs : À quoi servent les déclencheurs sur un article de caisse ?.
Un combo, menu ou kit est un article de caisse qui regroupe d’autres articles du catalogue. À la vente, chaque élément inclus est ajouté au ticket (avec le nom du combo entre parenthèses).
- Ouvrez Caisse → Gérer (ou Préférences → Liste des éléments de caisse).
- Dépliez l’article avec le chevron, section Combo, menu ou kit.
- Cliquez Éléments du combo et ajoutez des lignes : élément, quantité, prix / supplément (optionnel), groupe (même nom de groupe = choix proposé au vendeur, utile pour un menu).
- Prix par élément :
- désactivé : le prix de l’article combo est facturé ; les montants par ligne servent de suppléments optionnels ;
- activé : le prix du combo n’est pas facturé ; chaque ligne est tarifée à son prix catalogue (ou au prix indiqué sur la ligne).
- Enregistrez et testez une vente en caisse.
Pour le détail de tous les champs : Paramétrer les articles de caisse.
- Ouvrez Caisse → Les stocks et localisez la ligne d’inventaire avec un écart non nul (icône orange ou rouge).
- Cliquez sur le bouton clé (🔧) à droite de l’écart — visible si vous avez le droit Écriture.
- Si l’écart dépasse 5 unités, confirmez dans la fenêtre d’avertissement.
- L’éditeur d’écriture s’ouvre avec une variation de stock préremplie (compte 603) : vérifiez quantité, montant et date, puis enregistrez.
Pour revoir toutes les corrections de la période : bouton corrections sur la période dans le même écran.
Procédure complète et cas limites : Corriger un écart de relevé. Pour comprendre l’origine de l’écart : Pourquoi un écart apparaît sur un inventaire ou une position de stock ?.
Dans le rapport Caisse → Les stocks, l’écart sur une ligne d’inventaire est la différence entre :
- la quantité que vous avez comptée lors de l’inventaire ;
- la position calculée par Activiteez (ventes, approvisionnements et mouvements enregistrés depuis le dernier point de référence).
Un écart non nul indique que le comptage physique et le calcul logiciel ne concordent pas. Causes fréquentes :
- Vente ou approvisionnement oublié ou saisi sur une autre date.
- Erreur de comptage lors de l’inventaire.
- Premier inventaire de la période affichée : il sert de référence (pas d’écart calculé sur ce relevé) ; les écarts apparaissent sur les inventaires suivants.
- Article non suivi correctement : vérifiez Inventaire → Actif et le nom stock dans Paramétrer les articles de caisse.
Pour analyser : Consulter les positions de stock. Pour corriger après investigation : Corriger un écart de relevé.
