Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse
Les abonnements membres (formules, cartes de séances, accès récurrents) se gèrent via le module Caisse et la fiche client. Vous définissez d’abord les formules dans le catalogue, puis vous les vendez ou les débitez au quotidien. Ce guide concerne les abonnements de vos clients, pas l’abonnement à la plateforme Activiteez.
Prérequis : module Caisse actif sur votre compte, droits Finances suffisants, et caisse ouverte pour une vente au comptoir.
Définir une formule d’abonnement
- Accédez à la liste :
- Caisse → lien Gérer dans la grille des articles, ou
- Préférences → Catégories, Réservations, Notifications → Liste des éléments de caisse → liste…
- Cliquez Ajouter (ou dupliquez une ligne existante).
- Sur la ligne : intitulé (nom affiché en caisse), prix de vente, TVA et nature si besoin.
- Cochez Actif pour proposer le bouton dans la caisse.
- Dépliez le chevron à gauche → configurez les blocs Récurrence et Déclencheurs (détail ci-dessous).
- Enregistrez la liste et contrôlez l’affichage dans Caisse → Articles.
Bloc Récurrence (renouvellement de la vente)
Le bloc Récurrence définit le renouvellement automatique de la vente (et, si vous l’associez à un paiement en ligne, du prélèvement). Il est distinct de la validité de l’abonnement sur le compte client (champ Validité du déclencheur Ajouter un abonnement).
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Fréquence | Une fois (pas de renouvellement), Mensuel ou Trimestriel. |
| Nombre de récurrences | Vide = aucune récurrence ; -1 = renouvellement sans fin ; un nombre positif = nombre de paiements ou de cycles prévus. |
| Options d’abonnement | Cliquez pour éditer : délai avant le premier renouvellement, remise (montant ou %), durée de remise (en mois), engagement (en mois). |
À la validation d’une vente avec récurrence, Activiteez réutilise ces paramètres pour les échéances suivantes. Pour encaisser ces échéances par prélèvement SEPA, combinez la récurrence avec le déclencheur … puis → Mettre en place un paiement : voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Bloc Déclencheurs
Dans le bloc Déclencheurs :
- Action associée : Ajouter un abonnement
- Option (nom de l’abonnement) : libellé interne de la formule (ex. « Mensuel 10 séances »)
- Crédit initial : nombre de crédits à attribuer ; laissez vide pour un accès illimité
- Validité : durée de validité de la formule sur le compte client, en jours (30 ≈ 1 mois, 365 ≈ 1 an) ou date au format
aaaa-mm-jj - Contrainte : règle optionnelle sur l’usage de l’abonnement
Pour prolonger une formule existante plutôt qu’en créer une nouvelle, utilisez le déclencheur Prolonger un abonnement avec le même nom de formule, les crédits ajoutés et la durée de prolongation.
Vendre ou attribuer un abonnement
Depuis la caisse
- Ouvrez la caisse si ce n’est pas déjà fait.
- Sélectionnez le client dans le panneau de gauche (obligatoire pour lier l’abonnement).
- Cliquez sur l’article configuré avec Ajouter un abonnement.
- Validez le ticket avec le mode d’encaissement habituel.
À la validation, la formule est ajoutée au compte client (crédits et date de fin selon votre paramétrage). Si le client n’existe pas encore, un compte peut être créé à partir des informations du ticket.
Depuis la liste des clients
- Clients et tiers → Liste des comptes.
- Sélectionnez un client ou laissez le champ vide pour en créer un.
- Cliquez + Abo et choisissez la formule (issues des lignes Ajouter un abonnement de la liste des prix).
Les formules proposées dans ce dialogue sont les mêmes que celles configurées dans la liste des éléments de caisse.
Depuis la fiche client
Sur la fiche, section Abonnements, vous pouvez consulter ou ajuster les formules actives. L’ajout initial se fait en général par la caisse ou + Abo.
Débiter un abonnement (consommer un crédit)
Bouton Debit Abo
- En Caisse, sélectionnez le client.
- Cliquez Debit Abo (panneau client).
- Si le client a plusieurs abonnements valides, choisissez la formule.
- Validez le ticket (souvent à 0 € si seul le crédit est consommé).
Le libellé et la nature comptable du débit se règlent dans Préférences → Caisse, Paiement, Finances → Description Débits sur abonnement et Nature des Debits sur abonnement.
Article avec déclencheur Débiter un abonnement
- Créez un article (ex. « Passage ») avec Action associée : Débiter un abonnement de…
- Option : nombre de crédits à décrémenter (souvent
1). - Vendez l’article en caisse avec le client sélectionné.
Vous pouvez aussi combiner vente et débit : par exemple un article à prix normal qui débite 1 crédit via ce déclencheur.
Options utiles en préférences caisse
Dans Préférences → Caisse, Paiement, Finances :
| Option | Usage |
|---|---|
| Abonnements seulement | La caisse est dédiée aux flux d’abonnement (ajout / débit). |
| Self checkin | Le client peut débiter son abonnement lui-même via l’application. |
| Description / Nature des débits | Libellé et classification des écritures lors d’un Debit Abo. |
Suivre les abonnements actifs
- Clients et tiers → Liste des abonnements : vue consolidée, filtres et export CSV.
- Fiche client → Abonnements : détail des crédits restants et dates de fin.
Les abonnements peuvent aussi être pris en compte à l’inscription sur une activité (débit automatique, prix à 0 €) : voir Choisir un mode de réservation.
Problèmes courants
- L’article n’apparaît pas en caisse : vérifiez Actif, la configuration du catalogue et vos droits.
- L’abonnement n’est pas ajouté après vente : un client doit être sélectionné ; contrôlez le déclencheur Ajouter un abonnement et le nom de formule dans les options.
- Debit Abo sans effet : le client n’a pas d’abonnement valide (crédits épuisés ou date dépassée) ; vérifiez la fiche Abonnements.
- Confusion avec l’abonnement Activiteez : la formule GO / PRO / BUSINESS est gérée dans S’abonner, suspendre et réactiver son compte.
Voir aussi la FAQ À quoi servent les déclencheurs sur un article de caisse ?, le guide Vendre un article à la caisse et, pour les prélèvements, Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
