Questions fréquentes
Voici les réponses aux questions que ne nous recevons le plus souvent. Pour les procédures détaillées sur un sujet précis, n’hesitez à consulter les guides.
Démarrer
Le bon choix dépend surtout de votre organisation : travaillez-vous seul (ou presque), ou avec une équipe, des partenaires et plusieurs encadrants ? Activiteez combine un type de compte (Gratuit, structure indépendante ou regroupement) et une formule d’abonnement (GO, LIGHT, PRO, BUSINESS, SÉRÉNITÉ). Vous pouvez tester l’essentiel gratuitement, puis faire évoluer votre formule à tout moment — le détail des tarifs est sur la page Tarifs.
Comptes et formules gratuits
Vous êtes seul et n’avez pas besoin de vendre vos propres activités sur Activiteez
- Compte Gratuit : idéal si vous êtes moniteur, guide ou membre d’un bureau et voulez surtout gérer votre planning et vos disponibilités au sein d’une structure qui utilise déjà Activiteez. Ce compte reste gratuit après le premier mois d’essai.
- Les revendeurs d’activités (agents qui réservent pour d’autres structures) utilisent aussi le compte Gratuit, sans limite de durée.
Vous lancez une petite activité avec un budget limité
- Formule GO : offre de base gratuite (planning, réservations partenaires, intégration web, facturation simplifiée…) avec une commission par transaction. Adaptée pour démarrer sans abonnement mensuel.
Solopreneur ou petite structure : LIGHT et PRO
Vous travaillez seul ou avec très peu de monde et vous gérez vos propres réservations (moniteur indépendant, petite école, structure qui vend directement ses prestations). Choisissez le type de compte Indépendant, puis une formule payante selon vos besoins financiers :
- LIGHT — cœur métier : catalogue et planning, réservation en ligne, carnet clients, app mobile, intégration web, tableau de bord ventes et réservations.
- PRO — tout LIGHT, plus facturation et devis, flux de paiement, livre de caisse, exports comptables (FEC) et pilotage financier plus poussé.
LIGHT suffit si vous voulez surtout planifier, réserver et suivre vos clients. PRO convient dès que la facturation, les encaissements et les exports pour la compta deviennent centraux.
Entreprise ou équipe : BUSINESS et SÉRÉNITÉ
Plusieurs personnes interviennent (accueil, moniteurs, partenaires, agents, bureau qui organise pour d’autres pros). Choisissez le type de compte Regroupement de pros si vous fédérez ou coordonnez plusieurs prestataires, puis une formule adaptée à la taille de l’équipe :
- BUSINESS — tout PRO, plus réservation via revendeurs et partenaires, prix et options flexibles, formulaires personnalisables, gestion des encadrants (jusqu’à 20), notes d’honoraires et calendrier par encadrant.
- SÉRÉNITÉ — tout BUSINESS, plus caisse NF525, saisie des dépenses, jusqu’à 60 encadrants, synchro Google/Apple Calendar, plan comptable personnalisable et accompagnement renforcé.
BUSINESS correspond à une structure qui grandit avec une équipe et un réseau de partenaires. SÉRÉNITÉ vise les structures plus exigeantes sur la conformité caisse, la comptabilité et le pilotage d’une saison avec beaucoup de moniteurs.
En résumé
- Seul, sans vente directe → compte Gratuit ou formule GO.
- Seul, vous vendez vos activités → Indépendant + LIGHT ou PRO.
- Équipe, partenaires, plusieurs encadrants → Regroupement de pros + BUSINESS ou SÉRÉNITÉ.
L’équipe Activiteez vous aide à valider ce choix lors de la mise en place du compte (démo et paramétrage initial).
Compte & utilisateurs
La procédure dépend de la façon dont vous vous connectez habituellement à Activiteez.
Vous utilisez Google, Facebook ou Apple
Si votre compte a été créé ou est lié à Google, Facebook ou Apple, vous n’avez pas de mot de passe Activiteez à mémoriser. Sur la page de connexion, cliquez sur Se connecter avec Google, Se connecter avec Apple ou Se connecter avec Facebook, avec la même adresse e-mail que celle enregistrée sur votre compte (pour Apple, l’e-mail peut être masqué par Apple : utilisez celui associé à votre compte Activiteez).
Vous vous connectez avec un e-mail et un mot de passe
- Ouvrez la page de connexion.
- Cliquez sur Mot de passe oublié.
- Saisissez l’adresse e-mail de votre compte utilisateur Activiteez (celle affichée en haut à droite une fois connecté).
- Consultez votre boîte mail : si un compte est associé à cette adresse, vous recevez un e-mail avec un lien de connexion et un mot de passe temporaire (vérifiez aussi les courriers indésirables).
- Connectez-vous avec cet e-mail et ce mot de passe temporaire, ou suivez le lien reçu.
Pas d’e-mail reçu ? Consultez d’abord vos courriers indésirables / spams. Si vous ne le trouvez toujours pas, vérifiez que vous avez saisi l’adresse e-mail de votre compte utilisateur Activiteez (celle affichée en haut à droite une fois connecté, ou celle utilisée à la création du compte) — et non une autre adresse.
Après la connexion : choisir un mot de passe personnel
Le mot de passe reçu par e-mail est temporaire. Pour votre sécurité, remplacez-le dès que possible :
- Une fois connecté, cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite.
- Choisissez Changer mon mot de passe (page Mon compte).
- Saisissez un nouveau mot de passe et confirmez-le.
Toujours bloqué ?
Attendez quelques minutes, puis relancez la procédure en contrôlant l’orthographe de l’adresse. Si le problème persiste, contactez le support en indiquant le nom de votre structure et l’e-mail de votre compte utilisateur (voir Comment contacter le support ?).
Sur un compte Activiteez (structure, école, bureau…), plusieurs personnes peuvent intervenir avec leur propre compte utilisateur. Selon le rôle, elles pilotent tout le compte, une partie seulement, ou agissent depuis leur propre espace. Voici les quatre profils les plus courants.
Login principal
C’est le titulaire du compte Activiteez de la structure : celui qui souscrit la formule et configure l’espace. Il dispose de tous les droits — planning, réservations, clients, finances, préférences, rapports, etc. — sans restriction. C’est lui qui ajoute et configure les logins secondaires, les agents et les moniteurs/ressources.
Sur un compte Go, seul le login principal est utilisable : les logins secondaires n’ont pas d’accès. Sur Pro et Business, les autres rôles ci-dessous s’activent selon ce que le principal leur accorde.
Login secondaire
Collaborateur interne à la structure (accueil, permanence, compta, direction…). Il est ajouté dans Préférences → Logins secondaires (premier onglet) et se connecte avec son propre compte utilisateur Activiteez pour accéder au même espace que le login principal — mais avec des droits limités, définis ligne par ligne par le principal.
Pour chaque login secondaire, vous pouvez régler quatre blocs d’accès :
| Bloc | Options possibles |
|---|---|
| Planification | Aucun accès · Résa (réserver uniquement) · Prog, Résa (programmer et réserver) |
| Finances | Aucun accès · Lire · Lire et écrire · Compta (comptabilité et remboursements) |
| Clients | Lire · Lire, modifier · Lire, modifier, créer |
| Préférences | Aucun accès · Rapports seulement · Administration (paramètres du compte) |
Un login secondaire ne voit et ne fait que ce qui est coché pour lui : un accueil peut n’avoir que la réservation, la compta le module finances en Compta, un responsable les rapports sans toucher aux préférences. Le login principal reste le seul à pouvoir modifier ces droits et à disposer de l’accès complet par défaut.
Agent
Compte externe (ou partenaire) désigné pour prendre des réservations sur vos activités — revendeur, office de tourisme, hôtel, autre structure… Il ne pilote pas votre compte : il réserve sur les prestations que vous ouvrez en mode partenaire/agent.
Conditions :
- la personne dispose d’un compte utilisateur Activiteez (compte agent / Go agent) ;
- elle accepte d’être votre agent dans ses préférences ;
- chaque activité doit autoriser l’inscription en mode partenaire.
Vous pouvez limiter un agent à certaines catégories d’activités, ou l’autoriser à créer des activités à partir de vos modèles. Voir Partenaires & agents et le guide Désigner un partenaire ou agent de réservation.
Moniteur / ressource
Personne affectée sur le planning (moniteur, guide, véhicule, salle…). Elle intervient depuis son propre compte Activiteez (gratuit) : consulter les activités qui lui sont assignées, voir le détail des inscriptions, indiquer ses disponibilités et indisponibilités.
Pour que votre structure voie ses créneaux libres, le moniteur doit vous désigner comme agent sur son profil (partage de planning entre comptes). Ce n’est ni un login secondaire ni un agent de réservation : il ne configure pas votre compte et ne vend pas à votre place.
En bref : le login principal a tous les droits ; le login secondaire travaille dans votre espace avec des permissions ciblées ; l’agent réserve pour vous ; le moniteur/ressource gère son planning et ses dispos.
Pour contacter le support, il est préférable de passez par votre compte client Activiteez. Ce canal permet à l’équipe de traiter plus vite votre demande et de conserver l’historique de suivi.
Vous avez accès à votre compte
- Connectez-vous sur Activiteez.
- Sélectionnez un compte Activiteez
- Allez dans le menu Aide → Contacter le support Activiteez
- Sélectionnez le sujet
- Écrivez votre message
Vous n’avez pas accès à votre compte
Si vous ne pouvez pas acceder a votre compte (mot de passe perdu, compte bloque, etc.), écrivez à support [at] activiteez.com en indiquant le nom de votre structure et l’adresse email associée au compte.
La création d’un compte Activiteez dépend de votre profil. L’accès à la plateforme pour organiser des activités (comptes professionnels) est sur invitation uniquement : ce n’est pas un parcours d’inscription en libre-service, l’équipe Activiteez crée le compte après une prise de contact.
Vous êtes un particulier
En tant que particulier (client final), vous créez votre compte depuis l’application mobile Activiteez :
- Téléchargez l’application sur l’App Store ou Google Play.
- Ouvrez l’application et suivez la procédure d’inscription proposée à l’écran.
- Une fois le compte créé, l’application vous permet de rechercher les prestataires qui utilisent Activiteez et qui mettent leurs activités à disposition pour la réservation en ligne. Vous pouvez ainsi réserver, consulter vos réservations et gérer vos informations personnelles.
Vous êtes un professionnel
Si vous êtes un bureau de guides, un moniteur, une structure sportive ou tout autre professionnel souhaitant gérer vos activités sur Activiteez, vous ne pouvez pas créer le compte vous-même. La mise en place passe obligatoirement par une démonstration avec l’équipe Activiteez :
- Demandez une démo via le formulaire en ligne.
- L’équipe vous recontacte pour organiser une démo personnalisée adaptée à votre activité.
- Après la démo, si Activiteez correspond à vos besoins, l’équipe crée votre compte et vous accompagne dans la mise en route.
Vous pourrez alors tester gratuitement l’ensemble des fonctionnalités pendant un mois, sans engagement.
Activités & planning
Pour voir la disponibilité de vos moniteurs dans le menu Planifier, vérifiez les points suivants dans l’ordre.
1 – Le moniteur a-t-il un compte Activiteez ?
- Si non, créez-en un pour lui ou demandez-lui d’en créer un gratuitement.
2 – Le moniteur vous a-t-il donné la visibilité sur son planning ?
- Dans le compte du moniteur : Paramètres → Préférences → Partenaires, liste Ils peuvent voir mon planning — l’email de contact du bureau doit y figurer.
- Dans le compte du bureau : Paramètres → Préférences → Partenaires, liste Je peux voir les dispos ou réserver pour… — le compte du moniteur doit apparaître.
- Dans le compte du bureau : Paramètres → Préférences → Moniteurs — l’email de contact du moniteur doit être ajouté pour qu’il soit présent dans la liste des moniteurs depuis Planifier.
3 – Le moniteur a-t-il bien indiqué ses disponibilités ou indisponibilités ?
Le moniteur doit renseigner ses créneaux depuis son propre compte ; sans dispos saisies, rien n’apparaît sur votre planning.
4 – Dans le bandeau des moniteurs, le moniteur apparaît-il ?
- Cliquez sur Planifier.
- Cliquez sur Moniteurs pour afficher le bandeau.
- Si le moniteur n’apparaît pas dans la liste, reprenez les étapes 1 et 2.
5 – La case « Dispos » est-elle cochée ?
Dans Planifier, bandeau horizontal des moniteurs : cochez Dispos pour afficher les disponibilités.
6 – Le filtre masque-t-il le moniteur ?
Dans le même bandeau : décochez Filtrer, ou sélectionnez explicitement le moniteur concerné.
Une activité type est un modèle d’activité réutilisable dans votre agenda. Elle convient aux prestations qui reviennent souvent (cours hebdomadaires, sorties types, locations récurrentes…) : vous y définissez une fois la durée, le prix, les options, les ressources par défaut, puis vous la placez sur le planning autant de fois que nécessaire sans tout ressaisir.
Créer une activité type à partir d’une activité existante
- Ouvrez Planifier et sélectionnez une activité déjà configurée.
- Cliquez sur l’activité pour l’afficher.
- Utilisez la flèche à droite du bouton Éditer, puis choisissez Ajouter aux activités types (ou Activité type selon l’écran).
L’activité est dupliquée et apparaît dans le bandeau des activités types. Vous pouvez ensuite la glisser-déposer à différents endroits de votre agenda.
Pour d’autres méthodes de création (menu Activités type, bouton Gérer du bandeau), consultez le guide Créer une activité type.
Réservations
Pour permettre à vos clients de réserver directement :
- Éditez l’activité.
- Ouvrez l’onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez au moins une des options suivantes :
- Paiement en ligne
- Ouverte à tous (avec ou sans validation e-mail, selon le sous-mode)
- Abonnés
- Mot de passe
- Enregistrez.
Pour choisir le mode adapté à votre activité, voir le guide Choisir un mode de réservation.
Pour activer le paiement en ligne sur une activité :
- Éditez l’activité (ou créez-en une nouvelle).
- Ouvrez l’onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez « Paiement en ligne », renseignez le prix et le montant à payer (acompte ou total).
- Enregistrez les modifications.
Prérequis : un compte Stripe connecté dans vos préférences — voir le guide Activer le paiement en ligne. Pour le détail des modes de réservation, voir Choisir un mode de réservation.
Si un agent ou partenaire ne voit pas votre activité ou ne parvient pas à réserver, contrôlez ces trois conditions (les trois doivent être remplies) :
1. L’activité autorise le mode partenaire
- Éditez l’activité → onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez le mode Partenaires, puis enregistrez.
Sans cette option, même un agent bien configuré ne pourra pas s’inscrire sur cette activité.
2. L’agent est bien rattaché à votre compte
- Paramètres → Partenaires, ou Réserver → Mes partenaires.
- Vérifiez que la personne figure dans votre liste et dispose d’un compte Activiteez (gratuit) avec identifiants valides.
- Si vous avez limité le périmètre du partenaire, contrôlez que la catégorie de l’activité est autorisée dans sa liste d’activités.
3. Le partenaire a accepté la collaboration
- Sur son compte Activiteez, il doit vous avoir coché Actif dans sa liste d’agents/partenaires.
- Sans cette validation, le lien reste inactif des deux côtés.
Pour la mise en place initiale (création du compte, commissions), voir le guide Désigner un partenaire ou agent de réservation. Pour le détail des modes d’inscription, voir Choisir un mode de réservation.
Pour permettre à vos clients de compléter le formulaire d’une réservation effectuée au comptoir, vous pouvez leur envoyer par e-mail le formulaire des champs complémentaires. Cette procédure est expliquée dans une vidéo tutoriel accessible à cette adresse : https://youtu.be/Ihq0HOpJhSg.
Pour faire plusieurs réservations sur un même ticket, utilisez le bouton « Ajouter au ticket » au lieu de « Réserver ». Vous pouvez également consulter cette vidéo explicative qui répond à votre question : https://youtu.be/T6DqaryGhK0.
Paiements & facturation
Oui. Notre équipe travaille à l’intégration d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) (connectée à la plateforme de l’État) afin de fournir une facturation 100% compatible avec la réforme de la facture électronique.
À retenir sur le calendrier :
- En 2026, la plupart des structures sont surtout concernées par la réception (et le choix d’une plateforme de réception).
- L’émission devient obligatoire dès 2026 pour les grandes entreprises et les ETI.
- Pour les autres entreprises, l’émission vous concernera généralement plus tard (à partir de 2027).
Activiteez fournira une solution compatible pour la réception et l’émission dès cette année, et vous pourrez effectuer le choix de votre plateforme directement depuis Activiteez, en quelques clics.
Pour la facturation “classique” dans Activiteez (devis / facture) : Créer un devis ou une facture.
Pour demander un remboursement d’un paiement en ligne, allez sur l’activité concernée et consultez la liste des participants. Si un participant a payé par carte bancaire, un logo orange apparaîtra à gauche de son nom. Cliquez sur ce logo pour initier la demande de remboursement, qui sera traitée directement par nos soins via Paypal.
L’offre Activiteez GO est gratuite et permet de présenter vos activités en ligne. Pour 19 euros par mois, l’offre PRO permet aux agents de prendre des réservations ou aux clients de s’inscrire directement. L’option de paiement direct par Paypal implique une commission de 10% sur les réservations en ligne, déduite des paiements effectués, garantissant ainsi qu’aucun frais n’est engagé initialement. Un minimum de 10€ de commission par mois est requis, sous réserve d’approbation de SLJ Conseil.
- Ouvrir la fiche client.
- Filtrer les factures en attente.
- Envoyer une relance email.
Partenaires & agents
Pour ajouter un agent à votre compte Activiteez, allez dans le menu « Réserver », puis cliquez sur « mes partenaires » ou dans le menu « Paramètres » sous l’onglet « Partenaires ». Entrez le nom et l’adresse email de votre agent, puis cliquez sur le bouton vert « + » et enregistrez vos paramètres. Si l’email appartient à un compte Google ou Facebook, l’agent pourra se connecter avec celui-ci. Sinon, un compte devra être créé avec cet email.
Pour voir les activités de vos partenaires, assurez-vous que vous êtes désigné comme partenaire par l’organisateur et que son compte apparaît dans votre liste de partenaires. Vérifiez également que le compte de l’organisateur est actif. Dans la section « Réserver », vérifiez que le compte de l’organisateur est bien sélectionné et qu’il y a des activités disponibles aux dates souhaitées. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la vidéo explicative disponible sur notre site.
Intégrations
Activiteez propose plusieurs façons d’afficher vos activités et la réservation en ligne. Vous pouvez prévisualiser chaque mode depuis le menu Intégrer dans mon site web, puis générer le code ou le lien correspondant.
| Mode | Rendu | Usage typique |
|---|---|---|
| Espace de réservation | Encart Activiteez intégré dans une page de votre site | Catalogue visible en continu sur votre site (liste, calendrier selon configuration) |
| Bouton popup | Fenêtre Activiteez ouverte au clic sur un bouton ou un lien de votre page | Bouton « Réserver », bannière ou CTA sans occuper toute la page |
| Lien indépendant | Page Activiteez ouverte via une URL dédiée (pas un embed) | Lien dans un e-mail, un post réseaux sociaux, une signature, ou un bouton simple |
Le lien indépendant n’intègre pas le module dans le HTML de votre page : il redirige vers Activiteez avec les activités que vous avez sélectionnées dans l’outil d’intégration.
Pour installer le code sur votre site (iframe, script, copier-coller) : Intégrer Activiteez sur son site web. Pour le choix avec ou sans paiement en ligne sur la réservation : Choisir un mode de réservation.
