Questions fréquentes
Voici les réponses aux questions que ne nous recevons le plus souvent. Pour les procédures détaillées sur un sujet précis, n’hesitez à consulter les guides.
Démarrer
Le bon choix dépend surtout de votre organisation : travaillez-vous seul (ou presque), ou avec une équipe, des partenaires et plusieurs encadrants ? Activiteez combine un type de compte (Gratuit, structure indépendante ou regroupement) et une formule d’abonnement (GO, LIGHT, PRO, BUSINESS, SÉRÉNITÉ). Vous pouvez tester l’essentiel gratuitement, puis faire évoluer votre formule à tout moment — le détail des tarifs est sur la page Tarifs.
Comptes et formules gratuits
Vous êtes seul et n’avez pas besoin de vendre vos propres activités sur Activiteez
- Compte Gratuit : idéal si vous êtes moniteur, guide ou membre d’un bureau et voulez surtout gérer votre planning et vos disponibilités au sein d’une structure qui utilise déjà Activiteez. Ce compte reste gratuit après le premier mois d’essai.
- Les revendeurs d’activités (agents qui réservent pour d’autres structures) utilisent aussi le compte Gratuit, sans limite de durée.
Vous lancez une petite activité avec un budget limité
- Formule GO : offre de base gratuite (planning, réservations partenaires, intégration web, facturation simplifiée…) avec une commission par transaction. Adaptée pour démarrer sans abonnement mensuel.
Solopreneur ou petite structure : LIGHT et PRO
Vous travaillez seul ou avec très peu de monde et vous gérez vos propres réservations (moniteur indépendant, petite école, structure qui vend directement ses prestations). Choisissez le type de compte Indépendant, puis une formule payante selon vos besoins financiers :
- LIGHT — cœur métier : catalogue et planning, réservation en ligne, carnet clients, app mobile, intégration web, tableau de bord ventes et réservations.
- PRO — tout LIGHT, plus facturation et devis, flux de paiement, livre de caisse, exports comptables (FEC) et pilotage financier plus poussé.
LIGHT suffit si vous voulez surtout planifier, réserver et suivre vos clients. PRO convient dès que la facturation, les encaissements et les exports pour la compta deviennent centraux.
Entreprise ou équipe : BUSINESS et SÉRÉNITÉ
Plusieurs personnes interviennent (accueil, moniteurs, partenaires, agents, bureau qui organise pour d’autres pros). Choisissez le type de compte Regroupement de pros si vous fédérez ou coordonnez plusieurs prestataires, puis une formule adaptée à la taille de l’équipe :
- BUSINESS — tout PRO, plus réservation via revendeurs et partenaires, prix et options flexibles, formulaires personnalisables, gestion des encadrants (jusqu’à 20), notes d’honoraires et calendrier par encadrant.
- SÉRÉNITÉ — tout BUSINESS, plus caisse NF525, saisie des dépenses, jusqu’à 60 encadrants, synchro Google/Apple Calendar, plan comptable personnalisable et accompagnement renforcé.
BUSINESS correspond à une structure qui grandit avec une équipe et un réseau de partenaires. SÉRÉNITÉ vise les structures plus exigeantes sur la conformité caisse, la comptabilité et le pilotage d’une saison avec beaucoup de moniteurs.
En résumé
- Seul, sans vente directe → compte Gratuit ou formule GO.
- Seul, vous vendez vos activités → Indépendant + LIGHT ou PRO.
- Équipe, partenaires, plusieurs encadrants → Regroupement de pros + BUSINESS ou SÉRÉNITÉ.
L’équipe Activiteez vous aide à valider ce choix lors de la mise en place du compte (démo et paramétrage initial).
Compte & utilisateurs
Utilisez le champ Langue (langue des e-mails avec le client) :
- Sur la fiche client — menu Clients, ouvrez le contact, choisissez la langue de communication dans la liste proposée, puis enregistrez.
- Lors d’une réservation — depuis Planifier, en haut du formulaire de réservation, sélectionnez la même Langue avant de valider.
La valeur est mémorisée sur le client et sur la réservation. Les e-mails (confirmation, annulation, paiement…) et les liens de tickets envoyés à ce contact s’appuient sur cette préférence. Sans langue renseignée, la langue par défaut du compte est utilisée.
L’interface du mini-site et des widgets (boutons, menus) suit en parallèle la langue de visite (paramètre lang dans l’URL ou navigateur).
Guide détaillé : Gérer la langue de communication avec les clients.
Pour traduire titres et descriptions d’activités : Traduire activités et contenus du compte.
Oui. La langue s’applique à trois niveaux : communication avec le client, interface de visite, et contenus que vous publiez.
Langue de communication (e-mails et tickets)
Enregistrez une langue préférée sur la fiche client ou lors d’une réservation (champ Langue, parmi les langues proposées). Les e-mails et liens de tickets envoyés à ce contact utilisent cette langue. Sans choix explicite : langue par défaut du compte.
→ Comment gérer la langue de communication avec un client ? · Guide détaillé
Pages publiques et réservation
Sur le mini-site, un widget intégré ou un parcours de réservation, les libellés génériques de l’application dépendent :
- d’un paramètre de langue dans l’URL (code
lang, choix pouvant être mémorisé — par ex.?lang=en) ; - sinon du réglage du navigateur, avec la langue par défaut si aucune langue reconnue n’est proposée.
Contenus traduits (activités et compte)
- Activités : sélecteur de langue à l’édition d’activité (titre, description, lieu, messages, libellés, formulaires…).
- Compte : Préférences → Générales — description de l’établissement, site web et CGV pour le mini-site et les encarts sur votre site.
→ Comment traduire les activités et certaines préférences pour les widgets intégrés ? · Guide détaillé
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Fiche client / réservation — Langue | E-mails et tickets personnalisés |
| Visite (URL / navigateur) | Interface et libellés génériques multilingues |
| Activité — édition multilingue | Textes de l’offre réservable |
| Préférences — Générales | Description, site web, CGV du compte |
Si une traduction manque pour une langue donnée, le système s’appuie en général sur la langue par défaut.
Pour créer une activité : Créer sa première activité.
La procédure dépend de la façon dont vous vous connectez habituellement à Activiteez.
Vous utilisez Google, Facebook ou Apple
Si votre compte a été créé ou est lié à Google, Facebook ou Apple, vous n’avez pas de mot de passe Activiteez à mémoriser. Sur la page de connexion, cliquez sur Se connecter avec Google, Se connecter avec Apple ou Se connecter avec Facebook, avec la même adresse e-mail que celle enregistrée sur votre compte (pour Apple, l’e-mail peut être masqué par Apple : utilisez celui associé à votre compte Activiteez).
Vous vous connectez avec un e-mail et un mot de passe
- Ouvrez la page de connexion.
- Cliquez sur Mot de passe oublié.
- Saisissez l’adresse e-mail de votre compte utilisateur Activiteez (celle affichée en haut à droite une fois connecté).
- Consultez votre boîte mail : si un compte est associé à cette adresse, vous recevez un e-mail avec un lien de connexion et un mot de passe temporaire (vérifiez aussi les courriers indésirables).
- Connectez-vous avec cet e-mail et ce mot de passe temporaire, ou suivez le lien reçu.
Pas d’e-mail reçu ? Consultez d’abord vos courriers indésirables / spams. Si vous ne le trouvez toujours pas, vérifiez que vous avez saisi l’adresse e-mail de votre compte utilisateur Activiteez (celle affichée en haut à droite une fois connecté, ou celle utilisée à la création du compte) — et non une autre adresse.
Après la connexion : choisir un mot de passe personnel
Le mot de passe reçu par e-mail est temporaire. Pour votre sécurité, remplacez-le dès que possible :
- Une fois connecté, cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite.
- Choisissez Changer mon mot de passe (page Mon compte).
- Saisissez un nouveau mot de passe et confirmez-le.
Toujours bloqué ?
Attendez quelques minutes, puis relancez la procédure en contrôlant l’orthographe de l’adresse. Si le problème persiste, contactez le support en indiquant le nom de votre structure et l’e-mail de votre compte utilisateur (voir Comment contacter le support ?).
Sur un compte Activiteez (structure, école, bureau…), plusieurs personnes peuvent intervenir avec leur propre compte utilisateur. Selon le rôle, elles pilotent tout le compte, une partie seulement, ou agissent depuis leur propre espace. Voici les quatre profils les plus courants.
Login principal
C’est le titulaire du compte Activiteez de la structure : celui qui souscrit la formule et configure l’espace. Il dispose de tous les droits — planning, réservations, clients, finances, préférences, rapports, etc. — sans restriction. C’est lui qui ajoute et configure les logins secondaires, les agents et les moniteurs/ressources.
Sur un compte Go, seul le login principal est utilisable : les logins secondaires n’ont pas d’accès. Sur Pro et Business, les autres rôles ci-dessous s’activent selon ce que le principal leur accorde.
Login secondaire
Collaborateur interne à la structure (accueil, permanence, compta, direction…). Il est ajouté dans Préférences → Logins secondaires (premier onglet) et se connecte avec son propre compte utilisateur Activiteez pour accéder au même espace que le login principal — mais avec des droits limités, définis ligne par ligne par le principal.
Pour chaque login secondaire, vous pouvez régler quatre blocs d’accès :
| Bloc | Options possibles |
|---|---|
| Planification | Aucun accès · Résa (réserver uniquement) · Prog, Résa (programmer et réserver) |
| Finances | Aucun accès · Lire · Lire et écrire · Compta (comptabilité et remboursements) |
| Clients | Lire · Lire, modifier · Lire, modifier, créer |
| Préférences | Aucun accès · Rapports seulement · Administration (paramètres du compte) |
Un login secondaire ne voit et ne fait que ce qui est coché pour lui : un accueil peut n’avoir que la réservation, la compta le module finances en Compta, un responsable les rapports sans toucher aux préférences. Le login principal reste le seul à pouvoir modifier ces droits et à disposer de l’accès complet par défaut.
Agent
Compte externe (ou partenaire) désigné pour prendre des réservations sur vos activités — revendeur, office de tourisme, hôtel, autre structure… Il ne pilote pas votre compte : il réserve sur les prestations que vous ouvrez en mode partenaire/agent.
Conditions :
- la personne dispose d’un compte utilisateur Activiteez (compte agent / Go agent) ;
- elle accepte d’être votre agent dans ses préférences ;
- chaque activité doit autoriser l’inscription en mode partenaire.
Vous pouvez limiter un agent à certaines catégories d’activités, ou l’autoriser à créer des activités à partir de vos modèles. Voir Partenaires & agents et le guide Désigner un partenaire ou agent de réservation.
Moniteur / ressource
Personne affectée sur le planning (moniteur, guide, véhicule, salle…). Elle intervient depuis son propre compte Activiteez (gratuit) : consulter les activités qui lui sont assignées, voir le détail des inscriptions, indiquer ses disponibilités et indisponibilités.
Pour que votre structure voie ses créneaux libres, le moniteur doit vous désigner comme agent sur son profil (partage de planning entre comptes). Ce n’est ni un login secondaire ni un agent de réservation : il ne configure pas votre compte et ne vend pas à votre place.
En bref : le login principal a tous les droits ; le login secondaire travaille dans votre espace avec des permissions ciblées ; l’agent réserve pour vous ; le moniteur/ressource gère son planning et ses dispos.
Pour contacter le support, il est préférable de passez par votre compte client Activiteez. Ce canal permet à l’équipe de traiter plus vite votre demande et de conserver l’historique de suivi.
Vous avez accès à votre compte
- Connectez-vous sur Activiteez.
- Sélectionnez un compte Activiteez
- Allez dans le menu Aide → Contacter le support Activiteez
- Sélectionnez le sujet
- Écrivez votre message
Vous n’avez pas accès à votre compte
Si vous ne pouvez pas acceder a votre compte (mot de passe perdu, compte bloque, etc.), écrivez à support [at] activiteez.com en indiquant le nom de votre structure et l’adresse email associée au compte.
La création d’un compte Activiteez dépend de votre profil. L’accès à la plateforme pour organiser des activités (comptes professionnels) est sur invitation uniquement : ce n’est pas un parcours d’inscription en libre-service, l’équipe Activiteez crée le compte après une prise de contact.
Vous êtes un particulier
En tant que particulier (client final), vous créez votre compte depuis l’application mobile Activiteez :
- Téléchargez l’application sur l’App Store ou Google Play.
- Ouvrez l’application et suivez la procédure d’inscription proposée à l’écran.
- Une fois le compte créé, l’application vous permet de rechercher les prestataires qui utilisent Activiteez et qui mettent leurs activités à disposition pour la réservation en ligne. Vous pouvez ainsi réserver, consulter vos réservations et gérer vos informations personnelles.
Vous êtes un professionnel
Si vous êtes un bureau de guides, un moniteur, une structure sportive ou tout autre professionnel souhaitant gérer vos activités sur Activiteez, vous ne pouvez pas créer le compte vous-même. La mise en place passe obligatoirement par une démonstration avec l’équipe Activiteez :
- Demandez une démo via le formulaire en ligne.
- L’équipe vous recontacte pour organiser une démo personnalisée adaptée à votre activité.
- Après la démo, si Activiteez correspond à vos besoins, l’équipe crée votre compte et vous accompagne dans la mise en route.
Vous pourrez alors tester gratuitement l’ensemble des fonctionnalités pendant un mois, sans engagement.
Activités & planning
Deux zones à traduire :
Activités — éditez l’activité depuis Planifier, changez de langue via le sélecteur en haut à droite : titre, description, lieu, messages et libellés de réservation. Enregistrez l’activité.
Compte (mini-site / widget) — Préférences → onglet Générales, même sélecteur de langue : Description (établissement), Site Web et CGV (infos société). Enregistrez les préférences.
Le visiteur voit la version traduite si l’URL contient le paramètre lang adapté, si le sélecteur de langue du mini-site est positionné sur cette langue, ou si le navigateur est configuré en conséquence. Sinon, la langue par défaut du compte s’affiche ; les champs non traduits reprennent aussi cette langue.
Guides : Traduire activités et contenus du compte et Intégrer Activiteez sur son site web.
Langue des e-mails client : Comment gérer la langue de communication avec un client ?.
Les options de prix se configurent dans l’édition de l’activité, onglet Capacité, Prix, Réservation, bouton Options…. Le prix de base reste le tarif principal ; chaque ligne d’option le complète ou le remplace selon son type.
| Type | Rôle |
|---|---|
| Catégorie | Tarifs par catégorie et quantité (enfants / adultes…) |
| Pack groupe | Forfait groupe à quantité fixe, remplace le prix unitaire |
| Engagement privé | Privatisation : activité complète sans quantité |
| Durée | Tarif selon créneau ou durée + quantité |
| Matériel / Matériel x durée | Location de matériel (avec ou sans durée) |
| Opt groupe / Opt participant / Opt durée x participant | Options à cocher (groupe, par personne, par créneau) |
| Réduction volume / Réduction volume panier | Remise à partir d’un seuil de quantité |
| Coupon de réduction | Code promotionnel contrôlé à la réservation |
| Liste de prix | Article de caisse choisi par le client |
Pour ajouter ou modifier des options pas à pas : Configurer les options de prix d’une activité. Pour les codes promo : Comment fonctionnent les coupons ?.
Les coupons sont une option de prix de type Coupon de réduction, à ajouter comme les autres types dans l’éditeur Options… de l’activité.
Côté organisateur
- Créez une ligne dont le type est Coupon de réduction.
- Donnez une dénomination (elle lie le champ de saisie côté réservation à la bonne règle).
- Définissez la liste des codes acceptés via le bouton prévu à côté du champ « liste des coupons ».
- Indiquez les réductions : pourcentage sur le total, montant fixe, éventuellement montant par quantité.
- Remplissez le message client (affiché lorsque le code est accepté).
Chaque ligne « coupon » a sa propre liste de codes et ses propres montants. Vous pouvez avoir plusieurs lignes sur une même activité.
Côté client
Lors de la réservation, le client saisit le code. Le système vérifie qu’il figure dans la liste valide pour l’option concernée :
- Code refusé : message du type « Coupon invalide » ; aucune remise appliquée.
- Code accepté : les réductions configurées sont prises en compte ; le champ peut se bloquer en lecture seule après validation.
Configuration détaillée des options : Configurer les options de prix d’une activité.
Pour voir la disponibilité de vos moniteurs dans le menu Planifier, vérifiez les points suivants dans l’ordre.
1 – Le moniteur a-t-il un compte Activiteez ?
- Si non, créez-en un pour lui ou demandez-lui d’en créer un gratuitement.
2 – Le moniteur vous a-t-il donné la visibilité sur son planning ?
- Dans le compte du moniteur : Paramètres → Préférences → Partenaires, liste Ils peuvent voir mon planning — l’email de contact du bureau doit y figurer.
- Dans le compte du bureau : Paramètres → Préférences → Partenaires, liste Je peux voir les dispos ou réserver pour… — le compte du moniteur doit apparaître.
- Dans le compte du bureau : Paramètres → Préférences → Moniteurs — l’email de contact du moniteur doit être ajouté pour qu’il soit présent dans la liste des moniteurs depuis Planifier.
3 – Le moniteur a-t-il bien indiqué ses disponibilités ou indisponibilités ?
Le moniteur doit renseigner ses créneaux depuis son propre compte ; sans dispos saisies, rien n’apparaît sur votre planning.
4 – Dans le bandeau des moniteurs, le moniteur apparaît-il ?
- Cliquez sur Planifier.
- Cliquez sur Moniteurs pour afficher le bandeau.
- Si le moniteur n’apparaît pas dans la liste, reprenez les étapes 1 et 2.
5 – La case « Dispos » est-elle cochée ?
Dans Planifier, bandeau horizontal des moniteurs : cochez Dispos pour afficher les disponibilités.
6 – Le filtre masque-t-il le moniteur ?
Dans le même bandeau : décochez Filtrer, ou sélectionnez explicitement le moniteur concerné.
Une activité type est un modèle d’activité réutilisable dans votre agenda. Elle convient aux prestations qui reviennent souvent (cours hebdomadaires, sorties types, locations récurrentes…) : vous y définissez une fois la durée, le prix, les options, les ressources par défaut, puis vous la placez sur le planning autant de fois que nécessaire sans tout ressaisir.
Créer une activité type à partir d’une activité existante
- Ouvrez Planifier et sélectionnez une activité déjà configurée.
- Cliquez sur l’activité pour l’afficher.
- Utilisez la flèche à droite du bouton Éditer, puis choisissez Ajouter aux activités types (ou Activité type selon l’écran).
L’activité est dupliquée et apparaît dans le bandeau des activités types. Vous pouvez ensuite la glisser-déposer à différents endroits de votre agenda.
Pour d’autres méthodes de création (menu Activités type, bouton Gérer du bandeau), consultez le guide Créer une activité type.
Réservations
Commencez par vérifier que vous traitez la bonne fiche client (nom, prénom, e-mail) et demandez une preuve de paiement : il s’agit bien d’une confirmation de paiement (reçu, e-mail de confirmation Stripe, relevé bancaire avec débit effectif) ou seulement d’une copie d’une tentative (page intermédiaire, autorisation non finalisée) ?
1. Y a-t-il un paiement sur le compte du client ?
Ouvrez Finances → Écritures du client…, saisissez le nom du client, puis Analyser.
- Consultez le solde du compte : est-il à zéro ou positif (crédit client) ?
- Repérez une ligne de paiement correspondant au montant et à la date annoncés par le client.
Le paiement est enregistré dans Activiteez, mais pas rattaché au ticket
Cela arrive si le paiement est arrivé après l’expiration de l’option, si l’activité a été modifiée ou annulée entre le début de la réservation et la finalisation du paiement, ou si le ticket est resté en attente de paiement.
Si la réservation est encore visible (statut « à confirmer » ou « en attente de paiement ») :
- Ouvrez le ticket depuis la liste des participants de l’activité.
- Menu du ticket → Confirmer le ticket.
- Puis Payer le ticket … par débit du compte pour rattacher au ticket le paiement déjà enregistré sur le compte client.
Si la réservation n’apparaît plus sur l’activité :
- Dans la liste des participants, cochez Effacés (case à côté de la recherche par nom) pour afficher les réservations effacées.
- Sinon, retrouvez la ligne dans Finances → Écritures du client… → Analyser, filtre La Corbeille si besoin.
- Menu de la ligne → Rétablir ou Rétablir sur l’activité.
- Confirmez le ticket (Confirmer le ticket), puis Payer le ticket … par débit du compte si le solde client le permet.
Pour le détail du parcours Finances : Facturer les écritures d’un client.
2. Aucune écriture de paiement dans Activiteez
Contrôlez directement sur dashboard.stripe.com (compte Stripe connecté à Activiteez) si le paiement est bien réussi (succeeded).
- Paiement Stripe OK, aucune écriture Activiteez : le paiement n’a pas été enregistré côté Activiteez — contactez le support en joignant l’identifiant de paiement Stripe (Payment intent ou Charge).
- Paiement absent ou en échec sur Stripe : le client n’a pas été débité ; la « confirmation » qu’il vous montre peut être une simple tentative. Invitez-le à reprendre le parcours de réservation ou réglez manuellement selon votre organisation.
Pour les prélèvements SEPA (débit visible chez le client avant confirmation définitive), voir aussi Comment savoir si mon client a été prélevé via SEPA Stripe ?.
Pour permettre à vos clients de réserver directement :
- Éditez l’activité.
- Ouvrez l’onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez au moins une des options suivantes :
- Paiement en ligne
- Ouverte à tous (avec ou sans validation e-mail, selon le sous-mode)
- Abonnés
- Mot de passe
- Enregistrez.
Pour choisir le mode adapté à votre activité, voir le guide Choisir un mode de réservation.
Pour activer le paiement en ligne sur une activité :
- Éditez l’activité (ou créez-en une nouvelle).
- Ouvrez l’onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez « Paiement en ligne », renseignez le prix et le montant à payer (acompte ou total).
- Enregistrez les modifications.
Prérequis : un compte Stripe connecté dans vos préférences — voir le guide Activer le paiement en ligne. Pour le détail des modes de réservation, voir Choisir un mode de réservation.
Si un agent ou partenaire ne voit pas votre activité ou ne parvient pas à réserver, contrôlez ces trois conditions (les trois doivent être remplies) :
1. L’activité autorise le mode partenaire
- Éditez l’activité → onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez le mode Partenaires, puis enregistrez.
Sans cette option, même un agent bien configuré ne pourra pas s’inscrire sur cette activité.
2. L’agent est bien rattaché à votre compte
- Paramètres → Partenaires, ou Réserver → Mes partenaires.
- Vérifiez que la personne figure dans votre liste et dispose d’un compte Activiteez (gratuit) avec identifiants valides.
- Si vous avez limité le périmètre du partenaire, contrôlez que la catégorie de l’activité est autorisée dans sa liste d’activités.
3. Le partenaire a accepté la collaboration
- Sur son compte Activiteez, il doit vous avoir coché Actif dans sa liste d’agents/partenaires.
- Sans cette validation, le lien reste inactif des deux côtés.
Pour la mise en place initiale (création du compte, commissions), voir le guide Désigner un partenaire ou agent de réservation. Pour le détail des modes d’inscription, voir Choisir un mode de réservation.
Pour permettre à vos clients de compléter le formulaire d’une réservation effectuée au comptoir, vous pouvez leur envoyer par e-mail le formulaire des champs complémentaires. Cette procédure est expliquée dans une vidéo tutoriel accessible à cette adresse : https://youtu.be/Ihq0HOpJhSg.
Pour faire plusieurs réservations sur un même ticket, utilisez le bouton « Ajouter au ticket » au lieu de « Réserver ». Vous pouvez également consulter cette vidéo explicative qui répond à votre question : https://youtu.be/T6DqaryGhK0.
Caisse
Les déclencheurs permettent d’automatiser une action dès qu’un article est validé en caisse, sans saisie manuelle supplémentaire.
Dans Caisse → Gérer, dépliez l’article (chevron) → bloc Déclencheurs :
- Action associée : première action (ex. Ajouter un abonnement, Débiter un abonnement, Réserver/Inscrire, L’ajout d’un badge client, Rattacher à un client). Les champs Option dépendent de l’action choisie.
- … puis : seconde action, par exemple Mettre en place un paiement — la fenêtre de paiement s’ouvre automatiquement après validation du ticket (sans passer par Multi… pour un abonnement récurrent ; voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse).
Un compte client doit être sélectionné en caisse avant la vente lorsque l’action concerne un abonnement, un badge ou un paiement récurrent. Pour le prélèvement SEPA lié à un abonnement : Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide complet : Paramétrer les articles de caisse. Abonnements membres : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse.
Un abonnement membre (formule, carte de séances, accès…) se configure dans la liste des éléments de caisse, puis se vend ou se débite depuis la caisse ou la fiche client. Il ne s’agit pas de l’abonnement Activiteez (formule GO, PRO, etc.) : voir S’abonner, suspendre et réactiver son compte.
- Ouvrez Préférences → Catégories, Réservations, Notifications (ou Caisse → Gérer) → Liste des éléments de caisse → liste….
- Ajoutez une ligne : intitulé, prix, cochez Actif pour l’afficher en caisse.
- Dépliez le chevron → bloc Déclencheurs → Action associée : Ajouter un abonnement. Renseignez le nom de la formule, le crédit initial (vide = illimité), la validité en jours ou une date, et éventuellement une contrainte.
- Enregistrez la liste.
Pour attribuer l’abonnement : vendez l’article en Caisse (client sélectionné à gauche) ou cliquez + Abo depuis Clients et tiers → Liste des comptes. Pour consommer un crédit : bouton Debit Abo en caisse, ou article avec Débiter un abonnement de…. Pour un prélèvement SEPA récurrent : configurez la récurrence et le déclencheur … puis → Mettre en place un paiement sur l’article — voir Mettre en place le paiement récurrent d’un abonnement en caisse.
Guide pas à pas : Mettre en place et vendre un abonnement à la caisse. Détail des déclencheurs : À quoi servent les déclencheurs sur un article de caisse ?.
Un combo, menu ou kit est un article de caisse qui regroupe d’autres articles du catalogue. À la vente, chaque élément inclus est ajouté au ticket (avec le nom du combo entre parenthèses).
- Ouvrez Caisse → Gérer (ou Préférences → Liste des éléments de caisse).
- Dépliez l’article avec le chevron, section Combo, menu ou kit.
- Cliquez Éléments du combo et ajoutez des lignes : élément, quantité, prix / supplément (optionnel), groupe (même nom de groupe = choix proposé au vendeur, utile pour un menu).
- Prix par élément :
- désactivé : le prix de l’article combo est facturé ; les montants par ligne servent de suppléments optionnels ;
- activé : le prix du combo n’est pas facturé ; chaque ligne est tarifée à son prix catalogue (ou au prix indiqué sur la ligne).
- Enregistrez et testez une vente en caisse.
Pour le détail de tous les champs : Paramétrer les articles de caisse.
- Ouvrez Caisse → Les stocks et localisez la ligne d’inventaire avec un écart non nul (icône orange ou rouge).
- Cliquez sur le bouton clé (🔧) à droite de l’écart — visible si vous avez le droit Écriture.
- Si l’écart dépasse 5 unités, confirmez dans la fenêtre d’avertissement.
- L’éditeur d’écriture s’ouvre avec une variation de stock préremplie (compte 603) : vérifiez quantité, montant et date, puis enregistrez.
Pour revoir toutes les corrections de la période : bouton corrections sur la période dans le même écran.
Procédure complète et cas limites : Corriger un écart de relevé. Pour comprendre l’origine de l’écart : Pourquoi un écart apparaît sur un inventaire ou une position de stock ?.
Dans le rapport Caisse → Les stocks, l’écart sur une ligne d’inventaire est la différence entre :
- la quantité que vous avez comptée lors de l’inventaire ;
- la position calculée par Activiteez (ventes, approvisionnements et mouvements enregistrés depuis le dernier point de référence).
Un écart non nul indique que le comptage physique et le calcul logiciel ne concordent pas. Causes fréquentes :
- Vente ou approvisionnement oublié ou saisi sur une autre date.
- Erreur de comptage lors de l’inventaire.
- Premier inventaire de la période affichée : il sert de référence (pas d’écart calculé sur ce relevé) ; les écarts apparaissent sur les inventaires suivants.
- Article non suivi correctement : vérifiez Inventaire → Actif et le nom stock dans Paramétrer les articles de caisse.
Pour analyser : Consulter les positions de stock. Pour corriger après investigation : Corriger un écart de relevé.
Inventaire et approvisionnement partagent le même écran de saisie (liste d’articles éligibles, quantités, date), mais ne servent pas au même moment du cycle de stock :
| Inventaire | Approvisionnement | |
|---|---|---|
| Objectif | Enregistrer ce que vous comptez réellement | Enregistrer une entrée de stock (livraison, achat) |
| Menu | Caisse → Inventaire | Caisse → Approvisionnement |
| Effet sur la position | Point de référence pour le contrôle (relevé) | Augmente la position calculée |
Dans les deux cas : seules les lignes avec une quantité saisie sont enregistrées ; une ligne vide est ignorée ; saisissez 0 pour imposer un stock nul.
Guides détaillés : Faire un inventaire de caisse, Approvisionner le stock. Pour visualiser position calculée vs inventaires : Consulter les positions de stock.
Sur l’écran Caisse, à côté des actions de validation du ticket, le bouton Multi… (libellé court pour multi-paiement / multi-devises) sert à valider le ticket puis à répartir l’encaissement sur une ou plusieurs saisies complémentaires dans la fenêtre de mouvement financier (montant restant dû, reliquat, etc.).
Prérequis
Le flux Multi… est prévu lorsque le panier contient une ligne du type Mettre en place un paiement (article / déclencheur prévu au catalogue pour la caisse). Sans cette ligne, le comportement peut rester celui d’une validation simple ou d’une demande de paiement unique.
Devise affichée
Dans Paramètres → Préférences, le champ Devise affichée fixe la devise de présentation des montants dans l’interface. Les écritures et exports comptables peuvent porter des informations de montant en devise lorsque vous enregistrez des opérations dans ce cadre — croisez avec votre expert-comptable pour la tenue en multi-devises.
Ne pas confondre avec…
Le guide Encaisser avec plusieurs moyens de paiement décrit le fractionnement par moyen de paiement (espèces + carte, etc.) via Débit client puis le bouton Paiement du ticket court — un autre parcours que Multi… à la validation directe du ticket.
Le ticket de synthèse (totaux TTC / HT / TVA, encaissements par mode de paiement, détail par taux de TVA) complète les autres vues financières ; il ne remplace pas un dossier de certification réglementaire.
Où l’ouvrir
Dans l’écran Caisse, menu caisse… (à droite du sélecteur de jour) :
- Z de caisse : synthèse pour le jour affiché (et la caisse sélectionnée).
- Z mensuel : synthèse pour le mois civil contenant ce jour.
Vous pouvez imprimer le ticket ou lancer un export CSV avec les mêmes critères que l’aperçu.
Z vs X
| Mention | Signification |
|---|---|
| Z | Période lisible comme un état de clôture cohérent avec la dernière fermeture de caisse enregistrée |
| X | Données provisoires — la dernière fermeture ne couvre pas encore la fin de la période ; mention « données provisoires » sous le titre |
Z journalier et fermeture
La dernière fermeture utilisée est celle de la caisse courante (même logique que l’infobulle du sélecteur de jour) :
- Fermeture avant le jour affiché → ticket X sur toute la journée.
- Fermeture le même jour → ticket Z : fin de période ramenée à l’instant de fermeture.
- Fermeture sur un jour postérieur → ticket Z sur toute la journée sélectionnée.
Z mensuel
Période = mois complet. Si la dernière fermeture est antérieure à la fin du mois → X provisoire ; sinon Z sur l’ensemble du mois.
Sans procédure de fermeture activée, la date de dernière fermeture peut être absente : le ticket se comporte comme un Z sur la période entière.
Pour activer les procédures : Ouvrir la caisse et Fermer la caisse. Croisez toujours avec vos exports comptables pour le rapprochement.
Paiements & facturation
Oui. Activiteez permet déjà de produire et transmettre des factures au format Factur-X (PDF lisible + données structurées conformes au standard européen EN 16931). Vous pouvez les envoyer par e-mail à votre client ou les télécharger pour les transmettre via votre PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
En revanche, Activiteez n’émet pas directement sur le Portail Public de Facturation (PPF) ni sur une PDP : la soumission officielle au réseau de facturation électronique (obligation B2B, statuts de réception, e-reporting) se fait chez votre prestataire (Pennylane, Sellsy, Chorus Pro, banque, cabinet comptable…). Une PDP intégrée dans Activiteez est en cours de préparation pour simplifier ce parcours.
| Action | Disponible dans Activiteez |
|---|---|
| Créer, imprimer ou envoyer une facture (PDF classique) | Oui |
| Envoyer par e-mail au format Factur-X (factures et avoirs) | Oui |
| Télécharger au format Factur-X | Oui |
| Importer une facture Factur-X reçue d’un fournisseur | Oui — voir Importer une facture fournisseur Factur-X |
| Dépôt automatique sur PPF / PDP | Non (à faire chez votre provider) |
Prérequis : le SIRET du compte émetteur doit être renseigné dans Paramètres → Préférences (identité du compte). Sans SIRET, la génération Factur-X est refusée.
Devis : le format Factur-X n’est pas proposé pour les devis, uniquement pour les factures et avoirs.
Pour émettre ou télécharger une facture Factur-X : Envoyer ou télécharger une facture Factur-X. Pour la facturation classique : Créer un devis ou une facture.
Le prélèvement SEPA via Stripe est différé : le client peut voir le débit sur son compte avant que Stripe ne confirme définitivement le paiement. Activiteez reflète ces étapes dans les écritures, le ticket et les notifications Stripe.
Mise en place (rappel)
- Activez le paiement en ligne Stripe et cochez Prélèvement SEPA dans les préférences du compte si vous proposez des prélèvements automatiques.
- Activez SEPA Direct Debit dans le tableau de bord Stripe du compte connecté.
- Le client choisit SEPA, saisit IBAN et nom, et accepte le mandat Stripe.
Voir Activer le paiement en ligne.
Lire les statuts dans Activiteez
Sur les écritures (colonne « Encaissé »), un point d’exclamation signale une ligne attente paiement :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Exclamation orange / jaune | Paiement demandé ou en cours ; prélèvement non confirmé côté Stripe |
| Exclamation verte | Client prélevé par sa banque, mais Stripe n’a pas encore reçu les fonds (« le paiement a été effectué, mais pas encore reversé par la banque du client ») |
| Pas d’exclamation, réservation confirmée | Stripe a confirmé le paiement (succeeded) ; écriture en confirme |
| Vérifier le status Stripe (sur le ticket) | Détail : montant autorisé, capturé, reçu |
En résumé : le vert ne signifie pas « encaissé chez vous », mais « débité chez le client, en transit vers Stripe ».
Délais et échecs
Stripe recommande d’attendre au moins 6 jours ouvrés avant de considérer un prélèvement SEPA comme définitif. En cas de refus bancaire (charge.failed), Activiteez crée une ligne de rappel et nettoie les écritures en attente. En cas de contestation (dispute), vous recevez une notification et des écritures de régularisation.
Utilisez Vérifier le status Stripe ou le Dashboard Stripe pour le détail. Référence : documentation Stripe — SEPA Direct Debit.
Pour demander un remboursement d’un paiement en ligne, allez sur l’activité concernée et consultez la liste des participants. Si un participant a payé par carte bancaire, un logo orange apparaîtra à gauche de son nom. Cliquez sur ce logo pour initier la demande de remboursement, qui sera traitée directement par nos soins via Paypal.
L’offre Activiteez GO est gratuite et permet de présenter vos activités en ligne. Pour 19 euros par mois, l’offre PRO permet aux agents de prendre des réservations ou aux clients de s’inscrire directement. L’option de paiement direct par Paypal implique une commission de 10% sur les réservations en ligne, déduite des paiements effectués, garantissant ainsi qu’aucun frais n’est engagé initialement. Un minimum de 10€ de commission par mois est requis, sous réserve d’approbation de SLJ Conseil.
- Ouvrir la fiche client.
- Filtrer les factures en attente.
- Envoyer une relance email.
Partenaires & agents
Pour ajouter un agent à votre compte Activiteez, allez dans le menu « Réserver », puis cliquez sur « mes partenaires » ou dans le menu « Paramètres » sous l’onglet « Partenaires ». Entrez le nom et l’adresse email de votre agent, puis cliquez sur le bouton vert « + » et enregistrez vos paramètres. Si l’email appartient à un compte Google ou Facebook, l’agent pourra se connecter avec celui-ci. Sinon, un compte devra être créé avec cet email.
Pour voir les activités de vos partenaires, assurez-vous que vous êtes désigné comme partenaire par l’organisateur et que son compte apparaît dans votre liste de partenaires. Vérifiez également que le compte de l’organisateur est actif. Dans la section « Réserver », vérifiez que le compte de l’organisateur est bien sélectionné et qu’il y a des activités disponibles aux dates souhaitées. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la vidéo explicative disponible sur notre site.
Comptabilité & exports
Dans l’assistant Analyse CA & encaissements, vue Répartition par ressource, les montants facturés suivent les lignes financières. Les encaissements sont répartis entre ressources au prorata de la part de CA (TTC) de chaque ressource dans la colonne — ce n’est pas une traçabilité paiement par paiement.
Conséquences :
- Ticket sur plusieurs activités (regroupement par activité ou catégorie) : les encaissements suivent la même logique que le CA ; l’affichage peut être trompeur si un paiement « correspond » surtout à une activité.
- Plusieurs ressources sur une ligne : le CA est réparti à parts égales entre elles ; les encaissements suivent ce prorata.
- Colonne sans CA mais avec encaissements : ces montants peuvent être affectés à Sans ressource.
Pour une lecture prudente, commencez par le regroupement par ticket de vente. Pour le pas à pas : Analyser le CA et les encaissements.
Intégrations
Activiteez propose plusieurs façons d’afficher vos activités et la réservation en ligne. Vous pouvez prévisualiser chaque mode depuis le menu Intégrer dans mon site web, puis générer le code ou le lien correspondant.
| Mode | Rendu | Usage typique |
|---|---|---|
| Espace de réservation | Encart Activiteez intégré dans une page de votre site | Catalogue visible en continu sur votre site (liste, calendrier selon configuration) |
| Bouton popup | Fenêtre Activiteez ouverte au clic sur un bouton ou un lien de votre page | Bouton « Réserver », bannière ou CTA sans occuper toute la page |
| Lien indépendant | Page Activiteez ouverte via une URL dédiée (pas un embed) | Lien dans un e-mail, un post réseaux sociaux, une signature, ou un bouton simple |
Le lien indépendant n’intègre pas le module dans le HTML de votre page : il redirige vers Activiteez avec les activités que vous avez sélectionnées dans l’outil d’intégration.
Pour installer le code sur votre site (iframe, script, copier-coller) : Intégrer Activiteez sur son site web. Pour le choix avec ou sans paiement en ligne sur la réservation : Choisir un mode de réservation.
