Choisir un mode de réservation
Configurez un ou plusieurs modes dans l'onglet « Prix, Réservations » de chaque activité : paiement en ligne, ouvert à tous, abonnés, mot de passe ou partenaires.
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Réservations
Modes de réservation, réservation en ligne, comptoir, agents et bons cadeaux — tout le parcours client avant l’encaissement.
Une réservation, c’est avant tout une inscription sur une activité : le client (ou votre équipe) réserve un créneau, une place ou une prestation que vous avez définie dans le planning. Dans le langage courant, on parle parfois de commande ; dans Activiteez, l’unité qui regroupe ces inscriptions s’appelle le ticket.
Le ticket : base de toute réservation
Le ticket est l’identifiant unique d’une ou plusieurs réservations sur votre compte Activiteez. C’est le socle du parcours réservation : chaque inscription est rattachée à un ticket, que la réservation ait été prise en ligne, au comptoir ou par un agent.
Un même ticket peut regrouper plusieurs réservations sur plusieurs activités — par exemple un stage le matin et une location l’après-midi pour la même personne, ou plusieurs inscriptions d’un groupe. Vous ajoutez des créneaux au ticket au fil du parcours (bouton « Ajouter au ticket » plutôt que « Réserver » seul) ; une fois le ticket constitué, vous pouvez l’encaisser ou le facturer selon vos réglages.
Ne pas confondre ce ticket de réservation avec le ticket de caisse (reçu fiscal) : le premier organise les inscriptions ; le second relève de l’encaissement certifié, décrit dans la rubrique Caisse.
Qui réserve, et comment ?
Une réservation peut être créée par plusieurs acteurs :
- le client lui-même (site web, application mobile, selon vos modes d’inscription) ;
- vous ou un collaborateur de la structure (accueil, comptoir, back-office) ;
- un agent ou partenaire externe autorisé à réserver pour votre compte.
Selon l’activité, vous configurez un ou plusieurs modes de réservation (ouverte à tous, abonnés, partenaires, paiement carte bancaire, mot de passe, etc.) : le client ou l’opérateur choisit le mode adapté au moment de l’inscription. Voir le guide Choisir un mode de réservation.
Formulaire et complétion
Lors de la réservation, le client peut remplir un formulaire personnalisable (coordonnées, questions métier, pièces jointes selon vos besoins). Si la place est prise au comptoir sans formulaire sur place, le client peut souvent compléter les informations ensuite en ligne — pratique pour l’accueil rapide tout en conservant un dossier complet.
Ce que vous trouverez dans cette rubrique
Les guides et FAQ de cette section détaillent le parcours réservation de bout en bout : modes d’inscription, réservation en ligne ou au comptoir, agents et partenaires, tickets multi-activités, formulaires et bons cadeaux. L’encaissement, la facturation et le ticket de caisse NF525 sont traités dans la rubrique Caisse, une fois le ticket de réservation constitué.
Par où commencer
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- Choisir un mode de réservation Débutant 10 min
Questions fréquentes
Commencez par vérifier que vous traitez la bonne fiche client (nom, prénom, e-mail) et demandez une preuve de paiement : il s’agit bien d’une confirmation de paiement (reçu, e-mail de confirmation Stripe, relevé bancaire avec débit effectif) ou seulement d’une copie d’une tentative (page intermédiaire, autorisation non finalisée) ?
1. Y a-t-il un paiement sur le compte du client ?
Ouvrez Finances → Écritures du client…, saisissez le nom du client, puis Analyser.
- Consultez le solde du compte : est-il à zéro ou positif (crédit client) ?
- Repérez une ligne de paiement correspondant au montant et à la date annoncés par le client.
Le paiement est enregistré dans Activiteez, mais pas rattaché au ticket
Cela arrive si le paiement est arrivé après l’expiration de l’option, si l’activité a été modifiée ou annulée entre le début de la réservation et la finalisation du paiement, ou si le ticket est resté en attente de paiement.
Si la réservation est encore visible (statut « à confirmer » ou « en attente de paiement ») :
- Ouvrez le ticket depuis la liste des participants de l’activité.
- Menu du ticket → Confirmer le ticket.
- Puis Payer le ticket … par débit du compte pour rattacher au ticket le paiement déjà enregistré sur le compte client.
Si la réservation n’apparaît plus sur l’activité :
- Dans la liste des participants, cochez Effacés (case à côté de la recherche par nom) pour afficher les réservations effacées.
- Sinon, retrouvez la ligne dans Finances → Écritures du client… → Analyser, filtre La Corbeille si besoin.
- Menu de la ligne → Rétablir ou Rétablir sur l’activité.
- Confirmez le ticket (Confirmer le ticket), puis Payer le ticket … par débit du compte si le solde client le permet.
Pour le détail du parcours Finances : Facturer les écritures d’un client.
2. Aucune écriture de paiement dans Activiteez
Contrôlez directement sur dashboard.stripe.com (compte Stripe connecté à Activiteez) si le paiement est bien réussi (succeeded).
- Paiement Stripe OK, aucune écriture Activiteez : le paiement n’a pas été enregistré côté Activiteez — contactez le support en joignant l’identifiant de paiement Stripe (Payment intent ou Charge).
- Paiement absent ou en échec sur Stripe : le client n’a pas été débité ; la « confirmation » qu’il vous montre peut être une simple tentative. Invitez-le à reprendre le parcours de réservation ou réglez manuellement selon votre organisation.
Pour les prélèvements SEPA (débit visible chez le client avant confirmation définitive), voir aussi Comment savoir si mon client a été prélevé via SEPA Stripe ?.
Pour permettre à vos clients de réserver directement :
- Éditez l’activité.
- Ouvrez l’onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez au moins une des options suivantes :
- Paiement en ligne
- Ouverte à tous (avec ou sans validation e-mail, selon le sous-mode)
- Abonnés
- Mot de passe
- Enregistrez.
Pour choisir le mode adapté à votre activité, voir le guide Choisir un mode de réservation.
Pour activer le paiement en ligne sur une activité :
- Éditez l’activité (ou créez-en une nouvelle).
- Ouvrez l’onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez « Paiement en ligne », renseignez le prix et le montant à payer (acompte ou total).
- Enregistrez les modifications.
Prérequis : un compte Stripe connecté dans vos préférences — voir le guide Activer le paiement en ligne. Pour le détail des modes de réservation, voir Choisir un mode de réservation.
Si un agent ou partenaire ne voit pas votre activité ou ne parvient pas à réserver, contrôlez ces trois conditions (les trois doivent être remplies) :
1. L’activité autorise le mode partenaire
- Éditez l’activité → onglet « Prix, Réservations ».
- Cochez le mode Partenaires, puis enregistrez.
Sans cette option, même un agent bien configuré ne pourra pas s’inscrire sur cette activité.
2. L’agent est bien rattaché à votre compte
- Paramètres → Partenaires, ou Réserver → Mes partenaires.
- Vérifiez que la personne figure dans votre liste et dispose d’un compte Activiteez (gratuit) avec identifiants valides.
- Si vous avez limité le périmètre du partenaire, contrôlez que la catégorie de l’activité est autorisée dans sa liste d’activités.
3. Le partenaire a accepté la collaboration
- Sur son compte Activiteez, il doit vous avoir coché Actif dans sa liste d’agents/partenaires.
- Sans cette validation, le lien reste inactif des deux côtés.
Pour la mise en place initiale (création du compte, commissions), voir le guide Désigner un partenaire ou agent de réservation. Pour le détail des modes d’inscription, voir Choisir un mode de réservation.
Pour permettre à vos clients de compléter le formulaire d’une réservation effectuée au comptoir, vous pouvez leur envoyer par e-mail le formulaire des champs complémentaires. Cette procédure est expliquée dans une vidéo tutoriel accessible à cette adresse : https://youtu.be/Ihq0HOpJhSg.
