Importer une facture fournisseur Factur-X
Vous pouvez importer une facture reçue d’un fournisseur en la déposant dans Activiteez : le système crée une écriture en attente (dépense) préremplie, avec le justificatif joint. Pour une facture au format Factur-X, les champs principaux sont lus automatiquement dans le fichier.
Prérequis : droit d’enregistrer des écritures comptables sur le compte (dépenses / justificatifs).
Note — Le dépôt sur la barre latérale sert à importer une facture ou un justificatif de dépense. Les fichiers FEC ou OFX déclenchent d’autres assistants de rapprochement.
Procédure
- Connectez-vous à votre espace Activiteez.
- Glissez-déposez le fichier sur la barre latérale gauche (zone du menu de navigation).
- Selon le type de fichier :
- PDF Factur-X : un récapitulatif s’affiche (fournisseur, n° de facture, date, montants, lignes). Confirmez Importer.
- PDF ordinaire (sans XML Factur-X) : complétez description, montant, moyen de paiement et remarque, puis validez.
- Ouvrez l’écriture en attente créée.
- Contrôlez fournisseur, date, montant, nature comptable, moyen de paiement et libellé.
- Complétez si besoin (compte de charge, établissement, shop, etc.).
- Validez l’écriture lorsque le rapprochement est satisfaisant.
Le PDF original reste attaché comme justificatif.
Données lues automatiquement (Factur-X)
| Information | Source |
|---|---|
| Fournisseur (nom) | Émetteur dans le XML |
| N° de facture | Identifiant document |
| Date | Date d’émission |
| Montant TTC | Total facture |
| TVA | Ventilation par taux lorsque présente |
| Libellé / lignes | Intitulés des lignes |
L’extraction Factur-X ne nécessite pas l’option analyse de documents par IA. Si le PDF contient des données Factur-X, l’IA n’est pas utilisée pour ce fichier.
Formats acceptés
Formats couramment acceptés : PDF, images (JPEG, PNG), et autres types de documents pris en charge par le dépôt de fichiers. Privilégiez le PDF Factur-X tel que transmis par votre fournisseur (e-mail, portail client, PDP).
Pour les PDF simples sans XML structuré, l’écriture peut être créée avec des valeurs par défaut à compléter manuellement ; l’option IA (si activée sur votre compte) peut aider à la reconnaissance, avec une fiabilité moindre qu’un Factur-X conforme.
Problèmes courants
- Fichier non reconnu comme Factur-X : complétez l’écriture manuellement à partir du PDF.
- Montant ou TVA incohérent : vérifiez après import, surtout si plusieurs taux ou avoirs.
- FEC / OFX déposé par erreur : utilisez l’assistant de rapprochement adapté, pas ce flux.
Pour émettre vos factures en Factur-X : Envoyer ou télécharger une facture Factur-X. Vue d’ensemble : Activiteez sera-t-il compatible avec la facture électronique ?.
