Envoyer ou télécharger une facture Factur-X
Le format Factur-X combine une mise en page lisible et des données structurées (XML embarqué, norme EN 16931). Il convient lorsque votre client, son logiciel comptable ou votre PDP sait lire ce format — distinct d’un simple PDF « document à payer ».
Prérequis : SIRET renseigné dans Paramètres → Préférences ; facture finalisée (client, adresse, lignes, TVA, RIB si besoin). Le format Factur-X concerne les factures et avoirs, pas les devis.
Envoyer une facture par e-mail (PDF ou Factur-X)
- Ouvrez la liste des factures ou le menu d’actions d’une écriture rattachée à une facture, ou l’éditeur de facture.
- Choisissez Envoyer (ou Sauver & envoyer depuis l’éditeur).
- Indiquez l’adresse e-mail du destinataire (préremplie si elle figure sur la facture) et, si besoin, un message personnel.
- Choisissez le format de la pièce jointe :
- PDF — document visuel classique ;
- Factur-X (facture électronique) — PDF hybride avec XML structuré.
- Validez Envoyer. Le client reçoit un e-mail avec la pièce jointe (
Facture_xxx.pdfouAvoir_xxx.pdf).
Note — L’envoi e-mail Factur-X n’est pas équivalent à une soumission PDP : c’est l’envoi d’un fichier structuré au destinataire. Pour la chaîne réglementaire (statuts, e-reporting), déposez le fichier chez votre prestataire.
Télécharger une facture au format Factur-X
Utile pour déposer le fichier dans votre PDP, le transmettre à un outil tiers ou archiver une copie structurée :
- Ouvrez la liste des factures ou le menu d’actions d’une écriture rattachée à une facture.
- À côté de Imprimer, choisissez Télécharger au format Factur-X.
- Le navigateur télécharge un PDF du type
Facture_xxx.pdfouAvoir_xxx.pdf(document hybride : mise en page Activiteez + XML Factur-X).
Utiliser le fichier avec votre PDP
- Générez le PDF Factur-X (téléchargement ou copie du fichier envoyé par e-mail).
- Importez ou déposez le fichier dans l’espace de votre PDP (« Importer Factur-X / ZUGFeRD », envoi à une adresse dédiée, etc.).
- Le provider lit le XML, contrôle la conformité, puis transmet au destinataire via le réseau dont il est membre.
- Conservez le fichier et les accusés / statuts fournis par le provider.
| Objectif | Piste recommandée |
|---|---|
| Envoyer la facture au client par e-mail | Envoyer → PDF ou Factur-X selon ses attentes |
| Client avec logiciel compatible Factur-X | Envoyer → Factur-X ou Télécharger Factur-X |
| Obligation légale B2B (réseau PPF / PDP) | Télécharger Factur-X puis dépôt chez votre PDP |
| Secteur public (Chorus Pro, etc.) | Factur-X via votre PDP — hors envoi e-mail Activiteez seul |
Problèmes courants
- Génération refusée : vérifiez le SIRET, les adresses, les montants et les lignes à 0 €.
- Adresse e-mail manquante : complétez le champ destinataire via Éditer la facture avant l’envoi.
- Document provisoire : une facture en brouillon peut être envoyée après confirmation ; le document porte alors la mention DOCUMENT PROVISOIRE.
- Refus du fichier par la PDP : comparez le message d’erreur avec vos données Activiteez ou contactez le support de votre PDP.
Pour les factures reçues de fournisseurs : Importer une facture fournisseur Factur-X. Vue d’ensemble : Activiteez sera-t-il compatible avec la facture électronique ?.
